包括外部監査の意見に対する対応結果の公表（令和6年6月5日公表）

広島市監査公表第19号
令和6年6月5日

広島市監査委員　古川　智之
同　井戸　陽子
同　山本　昌宏
同　平野　太祐

広島市長から監査の意見に対する対応結果について通知があったので、当該通知に係る事項を別紙のとおり公表する。

（別紙）

令和5年度包括外部監査の意見に対する対応結果の公表（企画総務局）

1 監査意見公表年月日

令和6年2月5日（広島市監査公表第2号）

2 包括外部監査人

松本　京子

3 監査意見に対する対応結果通知年月日

令和6年5月24日（広企法第13号）

4 監査のテーマ

補助金等交付事務に関する財務に係る事務の執行について

5 監査の意見及び対応の内容

(1)文書の収受について（所管課：企画総務局法務課）

監査の意見

文書の収受については、広島市文書取扱規程を受け広島市「文書事務の手引」に以下のとおり定めがある。

「文書の収受とは、郵送等によって地方公共団体に到達した文書を、文書収受課等が受領し、所定の収受手続に従って整理し、到達の確認を行うことである。

文書による意思表示の効力の発生時期について、民法は、到達主義によることを原則としている（第97条第1項）。この場合「到達」とは、「社会通念上、相手方が意思表示等を了知することができる客観的状態を生ずること」と解されている。

市に送達される文書も、法令に定めのない限り、到達した時からその効力を生ずるが、一時に大量の文書を扱うことから、配達証明や書留郵便物など到達時期が確認できるものを除き、収受の手続が終わらなければ、到達したことの確認が難しい。したがって、個々の文書に受付印を押し、到達時期を明らかにしておくことにしている。

このように文書の収受は、意思表示の到達を確認するという重要な手続であるため、担当者は速やかにこれを行わなければならない。」

補助金の交付申請手続は交付申請から始まり、交付申請の効力発生時期が到達主義によることからすると（補助金等適正化法第5条、広島市補助金等交付規則第4条）、交付申請書の収受につき、文書事務の手引にのっとった処理、具体的には紙文書の場合には受付印を押し、到達時期を明らかにすべきである。また、当該補助事業等が完了したときに実績報告書を提出してはじめて具体的な補助金等の額が確定すること（補助金等適正化法第14条、同規則第15条）、特に広島市では完了の日から40日以内の提出を求めていることからすると、実績報告書の収受についても、収受の時期を明確にするため、文書事務の手引にのっとった処理がなされるよう、改めて周知すべきである。

対応の内容

監査の意見を受け、文書の収受に当たっては、文書事務の手引にのっとり、収受した文書に受付印を押すことを徹底するよう、令和6年3月7日付けで全庁に通知した。

(2)デジタル化の推進について（所管課：企画総務局行政経営部行政経営課）

監査の意見

広島市においては、令和4年3月に広島市デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進計画（以下「DX推進計画」という。）を策定し、人口減少・少子高齢化、成熟社会化の中、行政サービスへの需要の多様化へ的確に対応し、「持続可能なまち」の実現を目指している。

DX推進計画の具体的な取組として、効果的・効率的な行政の運営の一つとして業務プロセスのデジタル化（DX推進計画「第3章（1）イ(ウ)」参照）等が掲げられている。

今回の監査対象補助金の一部ではあるが、補助金交付申請や実績報告書を電子媒体で提出しているものも見受けられた。電磁的記録の収受で当該記録を紙に印刷しない場合は、課受付印の押印及び収受の時刻の明記証印を省略するものとされている（広島市電磁的記録取扱要綱第3条第3項参照）。

そこで、補助金の交付申請、実績報告書等の提出全般について、電子媒体での提出を一層推進すべきである。

対応の内容

監査の意見を受け、対面での確認等が必要な場合や書面等の手渡しが必要な場合などを除き、各所属が所管する補助金等の交付申請書、実績報告書等について、電子媒体での受付等を積極的に推進するよう、令和6年3月7日付けで全庁に通知した。

令和4年度包括外部監査の意見に対する対応結果の公表（安佐北区役所）

1 監査意見公表年月日

令和5年2月2日（広島市監査公表第3号）

2 包括外部監査人

松本　京子

3 監査意見に対する対応結果通知年月日

令和6年5月30日（広佐調第3号）

4 監査のテーマ

財産に関する事務の執行及び管理について

5 監査の意見及び対応の内容

行政財産の所属替え又は用途廃止について（上市住宅跡地）（所管課：安佐北区役所市民部区政調整課）

監査の意見

当該市有地は、安佐北区市民部区政調整課が所管しているが、ちびっこ広場と隣接しているため、ちびっこ広場を所管する安佐北区市民部地域起こし推進課に所属替えし、一体的に管理することが望ましい。仮に、当該市有地がちびっこ広場として利用されていないのであれば、公用に供されていないため、普通財産とすることが望ましい。

対応の内容

監査の意見を受けて、当該市有地は、隣接するちびっこ広場と一体的に管理、有効活用することが適当であるとの結論に至ったことから、令和5年10月26日付けで同広場を所管する安佐北区市民部地域起こし推進課へ所属替えを行った。