町内会・自治会における個人情報の適正な取扱いについて

　町内会・自治会等（以下「町内会」といいます。）において、会員名簿の作成・保管など、個人情報を取り扱うことがありますが、その取扱いについては、次のポイントに御留意いただきますようお願いいたします。

個人情報の収集及び保管するときのルール

1　個人情報を集める前

point 1　利用目的の特定

　個人情報を集める際には、事前に利用目的を特定する必要があります。例えば、「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配付する」など、利用目的は具体的に決めてください。

2　本人から個人情報を集めるとき

point 2　利用目的の通知・公表

　本人から書面で個人情報を取得する場合には、事前に決めた利用目的を、本人あての通知や記入用紙等に記載するなどして明示しておく必要があります。

3　個人情報を保管しているとき

point 3　安全管理措置

　集めた個人情報は、漏えい・盗難・紛失などがないよう厳重に管理する必要があります。
　例えば、会員名簿やデータを保存したパソコン・USBは、町内会において定めた保管場所に施錠して管理するなど、第三者が不正に情報を得ることがないように、十分な措置を講じてください。

point 4　保有する個人情報の訂正等

　集めた個人情報の内容に誤りがある場合において、本人から内容の訂正を求められたときは、適切に対処する必要があります。
　情報収集時の通知に、内容の訂正等に関する問い合わせ先を記載する等して、訂正に関する手続きを本人が知り得る状態にしておいてください。

個人情報を第三者（本人以外）に提供するときのルール

point 1　本人の同意の取得

　集めた個人情報を、本人以外の者に提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る必要があります。
　ただし、(1)法律に基づく場合、(2)人の生命・財産を守る場合（災害発生時の安否確認等）などには、例外的に同意を得なくても提供することができます。

point 2　提供に関する記録義務

　個人情報を第三者に提供した場合には、提供先や情報の項目などを記録し、一定期間（3年間　※一部例外があります）保管する必要があります。

point 3　委託先の監督

　個人情報を委託先に提供する場合（例えば、会員名簿の印刷を業者に委託する場合）には、個人情報が適切に管理されるよう、委託先における管理方法の確認などを行ってください。

※　個人情報保護法の改正について

　平成29年5月30日施行の改正個人情報保護法により、同法が対象とする事業者の要件が改められました。（改正前は、5,000人分
　以下の個人情報を取り扱う事業者は法の対象外でしたが、改正後は全ての事業者が法の対象となりました。）
　このことにより、町内会も個人情報保護法の対象となりますので、より一層、適正な個人情報の取扱いを行っていただきますようお願いいたします。

お問い合わせ先

　個人情報保護法に関する御質問や疑問点があれば、下記窓口に御相談ください。

　個人情報保護法質問ダイヤル

　03－6457－9849

　受付時間：9時30分から17時30分（土日祝日及び年末年始を除く）

参考リンク

• 個人情報保護委員会のホームページ（トップページ）＜外部リンク＞
• 上記ホームページの個人情報保護法に関する「よくある質問」ページ＜外部リンク＞