監査の結果（指摘事項）に対する措置の内容の公表（令和5年3月10日公表）

郵便物の発送に当たり、所定のバーコードが付された郵便区内特別郵便物を利用者が一定数以上同時に差し出す場合は、一定額が割り引かれた特別料金が適用されるサービスがある。
この特別料金の適用については、本市では平成29年5月に庁内において、その適用の可否の確認や適用を受けるための料金後納郵便物差出票における記載欄の設定など、郵便物発送事務において郵便料金の割引を確実に受けるための注意喚起がなされている。
しかしながら、一部の区役所では、個人番号カード交付通知書を一定数以上同時に郵送する場合において、料金後納郵便物差出票の様式の不備等のため最も安価な特別料金の適用を受けることができなかった事例が見受けられた。
ついては、一定数以上の郵便物の発送を伴う個人番号カード交付事務を総括する企画総務局総務課は、当該事務を行う各区役所の課に対し、郵便物発送に係る割引サービスの利用の徹底を図るとともに、当該事務を行う区役所の課においては、同様の郵便物発送事務を行う当該区役所の他の課と連携しながら、関係機関と協議して料金後納郵便物差出票の様式の改善を図るなど、再発防止に努められたい。
さらに、このような一定数以上の郵便物の発送事務は他の局でもあり得ることから、文書の発送事務を総括・調整する部局において、全庁各課に対し郵便物発送に係る割引サービスの内容について改めて周知徹底を図られたい。

監査の実施を受け、企画総務局総務課（以下「総務課」という。なお、個人番号カード交付等の社会保障・税番号制度の総括事務は令和4年度から同局区政課が所掌している。）から各区市民課及び出張所に対し、速やかにその概要を周知し、注意喚起を行うとともに、監査対象となっていない出張所についても、同様の事案が発生していないことを確認した。
今後の事務処理誤りを防止するための対策として、郵便物を発送する際に使用する料金後納郵便物差出票の様式について郵便局と協議して、バーコード割引欄及び確認者欄を設けて改善を図るとともに、複数の職員で確認するようチェック体制を整備した。また、内部統制におけるリスクとして認識し、リスク等一覧表に追加することにより組織として引き継ぐことができるようにするとともに、適正に事務が行われているか毎年度点検を行うこととした。
そして、これらのことを区政調整課長会議及び市民課長会議において説明し、適正な事務処理が行われるよう周知徹底を図った。
また、文書の発送事務を統括・調整する総務課として全庁各課に対し、郵便物の発送事務における注意事項等について令和3年5月に通知するとともに、同年6月に開催された全庁連絡調整会議において説明を行い、再発防止の徹底を図った。さらに、令和4年3月に全庁各課へ発出した文書集配業務に係る通知においても上記注意事項等を添付した。
平成29年に同様の監査指摘がなされていたにもかかわらず、今回、同様の事務処理誤りが発生したことは、職員への継続的な周知が行われていなかったためであることから、今後も毎年、年度末に発出される同通知に注意事項等を添付することを継続して職員へ周知を図り、再発防止に努めていくこととする。

郵便物の発送に当たり、所定のバーコードが付された郵便区内特別郵便物を利用者が一定数以上同時に差し出す場合は、一定額が割り引かれた特別料金が適用されるサービスがある。
この特別料金の適用については、本市では平成29年5月に庁内において、その適用の可否の確認や適用を受けるための料金後納郵便物差出票における記載欄の設定など、郵便物発送事務において郵便料金の割引を確実に受けるための注意喚起がなされている。
しかしながら、一部の区役所では、国民健康保険証や国民健康保険料納入通知書などを一定数以上同時に郵送する場合において、料金後納郵便物差出票の様式の不備等のため最も安価な特別料金の適用を受けることができなかった事例が見受けられた。
ついては、一定数以上の郵便物の発送を伴う国民健康保険事務等を総括する健康福祉局保健部保険年金課は、当該事務を行う各区役所の課に対し、郵便物発送に係る割引サービスの利用の徹底を図るとともに、当該事務を行う各区役所の課においては、同様の郵便物発送事務を行う当該区役所の他の課と連携しながら、関係機関と協議して料金後納郵便物差出票の様式の改善を図るなど、再発防止に努められたい。

監査の実施を受け、健康福祉局保健部保険年金課から各区保険年金課、地域支えあい課及び福祉課（以下「各区保険年金課等」という。）に対し、本件事案の概要、郵便物を発送する際の注意点等について通知を発出するとともに、各区保険年金課等の課長会議等においても説明を行い、職員への注意喚起を図った。
今後の事務処理誤りを防止するための対策として、郵便物を発送する際に使用する料金後納郵便物差出票の様式について郵便局と協議して、バーコード割引欄及び確認者欄を設けて改善を図るとともに、複数の職員で確認するようチェック体制を整備した。また、マニュアルを整備することにより、職員が事務処理のポイントを理解し、かつ、組織として引継ぐことができるようにするとともに、適正に事務が行われているか毎年度点検を行うこととした。
平成29年に同様の監査指摘がなされていたにもかかわらず、今回、同様の事務処理誤りが発生したことは、職員への継続的な周知が行われていなかったためであることから、今後も、事務処理の実態に応じてマニュアルの更新等を適宜行うとともに、定期的に各区保険年金課等に対して注意喚起を行い、職員へ周知を図ることで再発防止に努めていくこととする。