包括外部監査の結果（指摘事項）に対する措置事項及び監査の意見に対する対応結果の公表（平成30年4月12日公表）

　市は、一般財団法人広島市職員互助会（以下「本団体」という。）の会員への結婚祝金等の一般給付に対する「給付助成金」及び会員の元気回復、健康増進等を目的として実施している育成振興事業に対する「育成助成金」を支出している。
　給付助成金に関しては、一般財団法人広島市職員互助会給付規程において、一般給付の給付総額の5割の範囲内の額に充当できると規定されているが、育成助成金に関しては、充当できる経費等に関する規定等は特にない。
　また、本団体に対する助成金は精算を要しないため、剰余金が発生しても返還されることはない。
　今後、不要な剰余金が本団体に留保されないよう、また、本団体の健全な育成を図るという市の助成目的に基づき、助成すべき事業及び経費を明確にするよう、市は、助成金に関する規定を定めることが望まれる。

　監査の意見を踏まえ、市からの助成金の使途や充当割合等を明確にするため、広島市職員互助会助成金交付要綱を制定した（平成29年9月1日施行）。
　また、本団体に留保されていた剰余金については、平成25年10月1日の本団体の一般財団法人への移行に伴い、それまで有していた全ての剰余金8億円余り（助成金の残を含む。）を平成26年度から平成45年度にかけて市に寄附することとした。
　平成25年10月1日以降は、助成金の率を1,000分の2.5から1,000分の1.5に引き下げ、現在助成金に剰余金は生じていない。
　今後も、相当額の剰余金が継続的に生じるような状況に至れば、助成金の率の見直しを検討するなど、適切に対応する。

　市は、職員の福利厚生施設として「鷹野橋職員会館」（以下「職員会館」という。）を建設し、保有している。職員会館の管理運営は、本団体が行っているが、これは、利用開始当時における市長から本団体の理事長あての文書が根拠となっている。
　しかし、市と本団体との間で職員会館の管理運営に関する取り決め等の文書は確認できなかった。
　また、職員会館は、鷹野橋職員会館の管理運営規程において、会員及びその家族の福利厚生施設であるとされているが、会員ではない市退職者及び市議会議員が会員と同じ「部内者」として規定され、利用料も無料となっている。
　市は、職員会館の管理運営に関して、使用条件等を文書により明確にすることが望まれる。また、利用者に関する規定について、見直すことが望ましい。

　監査の意見を踏まえ、職員会館の管理運営については、市と本団体の間で平成26年4月1日付けで職員会館建物無償貸付契約を締結し、職員会館（公有財産）を使用させる上での使用上の制限、修繕義務及び契約の解除等の使用条件等を書面により明確にした。
　利用者に関する規定については、職員会館の建設目的との整合性を再度検討し、「広島市退職職員及びその家族」については、「広島市職員ライフプラン推進計画」において、退職者に係るシニアサービスの実施を掲げていることから、会員ではないが、「その他理事長が別に認める者」に該当するものとして部内者と扱うこととした。一方、「広島市議会議員及びその家族」については、部内者として取り扱うことが適切でないことから、部内者から除くこととし、鷹野橋職員会館の管理運営規程を改正した（平成28年4月1日施行）。

　職員会館は、本団体が管理運営を行い、経費を負担している。
　利用状況を見ると、体育ホールは90％を超える利用率となっているが、それ以外は、概ね10％から40％程度である。
　職員会館は規程上部外者も利用できるようになっている。しかし、市のホームページを見ても施設の概要及び利用手続に関する記載は一切発見できなかった。
　職員会館は、市の貴重な財産であるから、財産の有効活用を図ることが必要であると考える。
　さらなる財産の有効活用のため、市は、職員の利用状況を分析し、時間帯により利用が少ない場合は、市民が利用しやすい環境となるよう広報等運用を見直すことが望まれる。
　また、職員の利用が少ない部屋については、他の用途への活用も含め検討することが望ましい。

　監査の意見を踏まえ、部外者も利用しやすい環境となるように、平成28年7月に市のホームページに職員会館の施設の概要、利用方法及び予約状況等を掲載した。加えて、職員会館との合築施設である広島市男女共同参画推進センターにおいて、職員会館の利用案内チラシを配布し、その施設の予約状況を確認できるようにすることにより、職員会館の利用促進を図っている。
　また、本来の用途である職員のサークル、作品展等の福利厚生事業による利用状況を考慮しながら、他の用途への活用を図るための取組を行っている。
　具体的には、サークル室等の庁内の会議等での活用を図るため、庁内LANの全庁掲示板に空室情報等を掲載するなどして、職員に対し周知している。
　今後とも、職員会館の利用について市民及び職員に対する積極的な広報活動を継続的に行い、利用率の向上を図っていくとともに、状況に応じて利用が少ない部屋の用途変更も検討していく。

　滞納管理システムには、「催告」（民法第153条）に対応する機能が備わっていないため、便宜上、「債務承認」（民法第147条第3号）に対応する機能を代用している。そのため、消滅時効完成まで6か月未満の状態において「催告」した場合には、過去に「債務承認」があったかのように、時効完成を伸長した期間から逆算した過去の日付を入力することにより、「平成○年○月○日に納税確約書・納付誓約書を預かる」と表示される。
　この点、「催告」は、それ自体単独では時効中断の効力を有しないが、「債務承認」は時効中断の効力を有しており、その法的効果は大きく異なる。それにもかかわらず、「催告」につき「債務承認」に対応する機能をもって代用することは、量的整理を行う中で、また担当者の交代による引継も行われる中で、システム上、メモとして記録されているとはいえ、「債務承認」に当たる納税確約書・納税誓約書を預かっているものとの誤解を生じさせ、滞納整理事務に混乱を来すおそれがあることから、正しく表示されるよう滞納管理システムの仕様を速やかに改修されたい。

　滞納管理システムに「催告」(民法第153条）に対応する機能を備えるため、平成29年12月25日付けで改修を行い、当該機能を使用した正確な記録の作成方法を文書により滞納整理担当職員へ周知した。

　納税折衝マニュアルは、分割納付又は納付困難等の申し出があった納税者については、原則として来庁を求め、滞納原因（納付困難の理由）、収入金額、納付可能金額及び財産状況等を、分割納付相談時のチェックリストをもとに聴取し、1年以内に完納又は担保の提供を受けた上で2年以内に完納となる分割納付の場合には、不履行時は差押処分を受けてもいかなる申立ても行わない旨を記載した納付誓約書の提出を求め、口頭でもその旨申し伝えると定めている（マニュアル15ページ）。
　しかしながら、実際の分割納付交渉において、このような手続が執られている件数は少なく、滞納者からの申告に基づいた金額で作成された納付書を交付するという事実上の分割納付手続に留まっており、納付誓約書、分割納付計画書も提出されていない事例が見受けられた。もちろん、少額であっても分割納付するという納税者から受け取らない理由はなく、納税者の申告する金額の納付書を渡して分割納付してもらう手続自体に問題はないと考えるが、滞納整理事務において中心的な事務手続の一つと考えられる分割納付について、事実上の分割納付を含め、実態に沿った、より現実的かつ実践的なマニュアルを作成し、職員主導での分割納付交渉を行われたい。

　平成29年3月31日付けで納税折衝マニュアルを改正し、1年以内の完納が見込まれない少額の納付の申出による事実上の分割納付については、納付書の交付の際に、滞納者に対して、長期間の分割納付を承認するものではないこと、財産調査を行うこと及び差押可能な財産があれば滞納処分を行うことを明確に伝える等の具体的な対応を明記し、職員主導での分割納付交渉を行うこととした。

　預貯金等の調査に際して、その調査の対象とする金融機関は、個別の事案に応じて決定している事例が見受けられたが、効率的に滞納整理事務を行うため、事案の類型に応じた一定の基準を設け、これに従って調査対象とする金融機関を決定されたい。
　また、預貯金等の調査に際しては、取引履歴を入手する場合が大半であり、この取引履歴の対象期間に基準が設けられていないことから、1年間未満の取引履歴を入手している事例が見受けられたが、取引頻度については1年に一度のものもあることから、最低1年間の取引履歴を入手されたい。

　平成29年3月31日付けで差押基準マニュアルを改正し、事前調査により調査すべき金融機関が特定されていない場合に調査すべき金融機関を明示する等、預貯金等の調査対象とする金融機関の基準を定め、全ての事案について最低1年間の取引履歴を請求することを明記した。加えて、マニュアルの改正について文書により滞納整理担当職員へ周知した。

　広島市国民健康保険規則は、保険料は口座振替その他の方法により収納すると定め（第20条の2）、各区役所市民部保険年金課等においては、納付義務者に対し、口座振替の登録依頼方法の一つとして、株式会社広島銀行、株式会社もみじ銀行、広島市信用組合、広島信用金庫及び株式会社ゆうちょ銀行を利用できる金融機関とする、日本マルチペイメントネットワーク推進協議会のPay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスを提供しているところ、上述した以外の金融機関に口座振替を希望する納付義務者や、職員への周知不足によりクレジット機能付きのキャッシュカードをもつ納付義務者がこのサービスを利用できないといった事例が見受けられた。
　Pay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスによる口座振替の登録依頼方法は、キャッシュカードがあれば、各区役所の窓口で、時間も要せずに口座振替の登録依頼手続が完了するものであり、納付義務者にとって、書類への記入や押印、送付などの手続の負担がある広島市国民健康保険料口座振替依頼書・自動払込利用申込書による方法と比較して利便性に優れたものであって、口座振替の方法による保険料収納の推進につながることが期待できる。そこで、Pay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスが利用できる金融機関の拡張を図るとともに、各区役所市民部保険年金課等に対し、Pay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスの仕組みについて周知徹底されたい。

　Pay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスが利用できる金融機関の拡張については、平成29年度予算に必要経費を計上して、平成30年1月までに、呉信用金庫、株式会社三井住友銀行、株式会社みずほ銀行、株式会社三菱東京UFJ銀行、株式会社山口銀行、株式会社山陰合同銀行、中国労働金庫の7行と新たに契約を締結し、納入義務者の利便性の向上を図った（同月時点の利用可能金融機関は12行）。
　また、区役所職員に対するPay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスの周知徹底については、同サービスの仕組み等の情報を盛り込んだ「広島市国民健康保険新規加入世帯口座振替勧奨マニュアル」を整備し、平成29年3月に区の保険年金課主任会議及び出張所長会議において、同マニュアルの説明を行い、周知を図った。さらに、同年5月に国保事務新任者研修においても、同サービスの仕組みについて説明を行い、周知を図った。
　今後とも、Pay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスの利用に係る取組を継続し、口座振替の方法による保険料収納の推進を図っていくこととしている。

　広島市国民健康保険規則は、保険料は口座振替その他の方法により収納すると定めている（規則第20条の2）ところ、各区役所市民部保険年金課においては、国民健康保険の被保険者資格について国民健康保険異動届を受け付けるに際して、口座振替による納付方法の便利さを伝え、広島市国民健康保険料口座振替依頼書・自動振込利用申込書を交付したり、Pay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスによる口座振替の登録依頼方法を紹介したりするなどして口座振替の利用を勧奨しているが、納付義務者からは口座振替を利用しないなどと申し向けられ、口座振替の利用に至らない事例が多数見受けられた。
　広島市の国民健康保険料現年分の収納率は、平成19年度には89.08パーセントであったものが、平成20年度には後期高齢者医療制度の創設の影響により86.56パーセントに下落し、平成25年度までは、ほぼ86パーセントから87パーセントの範囲で推移し、その後、平成26年度は87.74パーセント、平成27年度は88.65パーセントへと上昇傾向にあるものの、行政改革計画で定めた目標収納率である90.0パーセントに到達しておらず、これをさらに高めるための施策が必要である。
　広島市の国民健康保険料現年分の収納率については、区別、世帯主の年齢別、世帯の所得別、納付方法別の集計がなされているが、うち納付方法別の集計の結果によると、口座振替による保険料収納率は、自主納付による保険料収納率よりも有意に高いことが読み取れることから、口座振替の方法による保険料収納を増やすことは、保険料収納率を向上させる有効な手段の一つではないかとの仮説が成り立つ。政令市の例をみても、国民健康保険料（税）収納率と、口座振替による国民健康保険料（税）収納率とは概ね相関した関係にあることが認められ、このことからも、口座振替の方法による保険料収納を増やすことは、保険料収納率を向上させる有効な手段の一つであると考えられている。
　口座振替の方法による保険料収納を増やす施策としては、マルチペイメントネットワークシステム（収納機関と金融機関とを結び、顧客・金融機関・収納機関の間で発生する、さまざまな決済に関わるデータを伝送するためのインフラをいう。）を利用した口座振替の推進や口座振替の原則化が挙げられており、これらの実施に踏み切る保険者は年々増加している。広島市も、平成24年10月、マルチペイメントネットワークシステムを利用したPay－easy（ペイジー）口座振替受付サービスの提供を始め、各区役所市民部保険年金課等においては、上述のとおり口座振替の利用を勧奨している。しかしながら、口座振替の原則化は実施しておらず、保険料の納付方法の選択が納付義務者に委ねられていることから、口座振替の利用の勧奨をさらに強化しても、口座振替による保険料収納率の向上を期待することは難しいものと見受けられる。
　そこで、口座振替の原則化を導入した事例について、情報収集した上で、広島市国民健康保険規則の改正、広島市民に対する広報などを含めた口座振替の原則化の導入に向けての検討を進められたい。

　口座振替を原則化している先進政令市の情報を収集し、検討した上で、広島市国民健康保険規則を改正し、平成29年度から口座振替を原則化した。また、これに当たっては、事務を円滑に執行するため、新たに口座振替勧奨のためのマニュアルを整備し、平成29年3月に、同マニュアルについて区保険年金課主任会議及び出張所長会議において事前に説明し、周知を図った。
　また、市民に対しては、窓口での口座振替勧奨を徹底するほか、リーフレット「国保のしおり」、市のホームページ等による広報を行い、口座振替の利便性や利用方法について周知を図った。

　「国民健康保険料の収納を確保し、被保険者間の負担の公平を図る」（国民健康保険料の滞納世帯に係る被保険者証及び資格証明書の更新等事務実施要領第1条）ために、短期保険証の発行等に関して、次の点につき改善されたい。
1　短期保険証の発行に際して、あるいは発行に先立って、「納付相談機会の確保を図る、又は納付指導を行うため」に有効な文書を交付する必要があり、また、「呼出通知」を送付しない理由を検討したことを明らかにするために、その過程を記載した文書を残されたい。
　短期保険証の発行については、印刷・封筒への封入は委託業者が行い、これを各区役所市民部保険年金課が被保険者に郵送している。この際、＜国民健康保険証について＞他の文書が同封されているが、短期保険証については、「保険料が長期滞納になっている世帯」という項を設けて、「有効期限が、通常より短い保険証が交付される場合があります」と記載されている。この記載は、国民健康保険料の滞納世帯に係る被保険者証及び資格証明書の更新等事務実施要領の「呼出通知」中の「保険証等の更新通知」（要領第6条第1項第1号）に相当するものであるが、「納付相談機会の確保を図る、又は納付指導を行うため」（要領第6条第1項柱書）の通知の文書の内容としては不十分と考えられる。また、「呼出通知」中の「警告通知」（要領第6条第1項第2号）が発せられている形跡はない。また、呼出通知を送付しない場合の「呼び出す必要がないと認められる」（要領第6条第2項）理由を検討・記載した文書が残されていない。
2　保険証の返還の対象としないと認定した要件該当事実を明示した文書を残されたい。特に「納付相談・指導の機会が確保できない等で特別の事情の有無や生活状況等が把握できない世帯主」（要領第11条第3項第3号）については、「把握できない」状況を明示されたい。また、状況変化を把握するために、その認定は定期的に見直されたい。
　国民健康保険料の滞納世帯に係る被保険者証及び資格証明書の更新等事務実施要領は、保険料が長期滞納になっている世帯のうち、保険証の返還の対象としない世帯主に該当する要件を定めている（要領第11条第3項）が、認定した要件該当事実を明示した文書が残されていない。特に「納付相談・指導の機会が確保できない等で特別の事情の有無や生活状況等が把握できない世帯主」（要領第11条第3項第3号）については、「把握できない」状況が個々に異なると考えられるため、その状況を明示しておかれたい。

　短期保険証を交付する際に添付する文書について、平成29年1月の保険証更新時から、保険料を1年以上滞納している世帯には短期保険証に替えて資格証明書を交付することがあること、資格証明書の場合は病院等の窓口で10割負担となること、保険料の納付相談は財政局収納対策部で応じることを記載し、「納付相談機会の確保を図る、又は納付指導を行うため」に有効なものとなるよう改めた。また、「呼出通知」を送付しない理由については、改めて整理した結果、滞納者に対しては「広島市市税等お知らせセンター」から電話による納付催告を行うとともに、電話がつながらない場合等には納付催告書を送付し、財政局収納対策部での納付相談を促していることから、区役所の窓口で納付相談等の対応を行うために呼び出す必要がないと認められるため、「呼出通知」を送付しないものとし、その旨を健康福祉局保険年金課長通知により区保険年金課に周知した。
　また、平成29年1月の保険証更新時から、保険証返還の対象となり得る世帯の状況調査票を作成し、状況調査により保険証の返還の対象としないと認定した場合、その該当要件を同調査票に明示することとした。さらに、「納付相談・指導の機会が確保できない等で特別の事情の有無や生活状況等が把握できない世帯主」と認定した場合、同調査票に電話連絡や現地訪問等の状況を記載するとともに、6か月ごとに、状況の変化を把握するための調査を行い、必要に応じて認定を見直すこととした。

　平成2年3月にし尿処理施設として稼働を停止し、その後有効利用されておらず、今後の利用計画もないにもかかわらず、長期間にわたり行政財産のままとなっている。行政財産の用途廃止を行い、普通財産とする必要がある。
　現在敷地の一部は利用されているが全体的に見れば有効活用されているとは言えない状況である。
　今後も有効活用の目途がたたず、施設の解体費用が処分価額を上回る可能性があるため、売却の検討も余り進んでいない。
　しかし、解体する責任は広島市にあり、解体を先延ばしにしても解体費用が安くなるわけでもなく、いつかは解体しなければならないこと及び今後、処分価額の上昇が見込めないことを考えれば、早期に解体して処分すべきである。その際、解体してから買い手を探すのではなく、なるべく早い段階で買い手を探す方法をとるべきである。

　監査の結果を踏まえ、旧出島処理場及び同処理場敷地（以下「本件敷地」という。）については平成24年3月31日付けで行政財産の用途廃止を行い、普通財産とした。
　その後、本件敷地を建物付き土地として売却することとし、平成25年度から平成26年度にかけて土壌汚染状況調査を実施し、平成27年度からは、その売却に際して制限される用途について広島港港湾計画の変更を求めて、関係機関と協議を進めるなど、売却条件等の整理を行ってきた。
　こうした中、平成29年10月に広島市教育委員会が本件敷地を広島市立広島特別支援学校の増築用地の候補地として選定したところ、平成30年2月に広島県において広島港港湾計画の変更が決定され、土地利用計画において本件敷地は交流厚生用地から都市機能用地へとされた。これにより、本件敷地について同校の増築が可能となったことから、今後は、同校の増築用地として利活用することとした。

　広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、法人化されていない任意の商店街組織の場合にあっては、規約等により代表者の定めがあり、財産の管理等を適正に行うことができるものであることを補助対象団体と認めるための要件の一つとして定めているところ（要綱第4条、第1条第3号）、法人化されていない任意の商店街組織であり、団体の運営に関する規約はあるが、これに代表者の定めがないにもかかわらず、補助対象団体として認め、補助金の交付の決定がなされている事例が見受けられた。
　このことは、要綱の定めに反するのみならず、補助金の交付申請等一連の手続を行っている者の行為が、法律上、当該任意組合のした行為として法律効果を発生させるか疑義のある団体であるにもかかわらず、これに対して補助金の交付の決定がなされていることからして、要綱違反を是正すべきである。

　監査の結果を踏まえ、規約等に代表者の定めがないにもかかわらず、補助対象団体として認め、補助金の交付決定をした事例については、当該団体の規約に代表者の定めを明記させた。
　また、補助対象団体の要件について、申請者へ配付する応募の手引に明記するとともに、申請の受付を行う各区役所（市民部地域起こし推進課）の担当者との連絡会議（以下「区担当者会議」という。）で説明し、同様の事例の再発防止を図った。

　広島市補助金等交付規則は、補助金の交付の決定に当たり、申請に係る書類等の審査等により、補助事業等の目的及び内容が適正であるかどうか等を調査し、補助金等を交付すべきものと認めたときは、速やかに補助金等の交付の決定をするものと定め（規則第5条第1項）、広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、上記申請に係る書類等の一つとして、「総会又は理事会の議事録（当該事業に賛同したことを証するもの）」を添付して提出しなければならないと定めているところ（要綱第10条第1項）、補助金交付申請書等に「総会又は理事会の議事録（当該事業に賛同したことを証するもの）」が添付されて提出されていないにもかかわらず、補助金の交付の決定がなされている事例が見受けられた。
　このことは、要綱の定めに反するのみならず、総会又は理事会が補助対象事業に賛同したかどうかなどについて書面審査するための前提である資料がなく、補助金が交付された後、商店街等の団体の構成員からの協力が得られずに事業が頓挫してしまうなど、補助対象事業の遂行に疑義が残るにもかかわらず、補助金の交付の決定がなされていることからして、要綱違反を是正すべきである。

　監査の結果を踏まえ、指摘のあった補助金交付申請書等に総会又は理事会の議事録（当該事業に賛同したことを証するもの）が添付されてないにもかかわらず、補助金の交付の決定がなされている事例については、理事会の議事録の写し（当該事業に賛同したことを証するもの）を添付させるとともに、補助対象事業の遂行に問題がないことを確認した。
　また、上記議事録等添付書類の取扱いについて、申請の受付を行う区職員用の質疑応答集に明記するとともに、区担当者会議で説明し、同様の事例の再発防止を図った。

　広島市補助金等交付規則は、補助事業者等は、当該補助事業等が完了したときは、その完了の日から40日以内に補助事業等実績報告書等を市長に提出しなければならないと定め（規則第15条第1項）、広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、この期限を前倒しして、その完了の日から10日以内又は3月31日のいずれか早い日までに提出しなければならないと定めているところ（要綱第13条第1項）、期間の限定されたイベントを補助対象事業とする案件において、補助事業実績報告書等が、このイベントが終了してから8か月以上を経過した3月31日に提出されている事例をはじめとして、同種の事例が複数見受けられた。
　このことは、「補助事業等が完了したとき」が具体的にいつの時点を意味するものか、広島市補助金等交付規則の運用及び解釈上も、広島市商店街振興事業補助金交付要綱の明文上も明らかとなっていないことに起因するものであり、規則や要綱の明文に抵触するとまではいえない。
　しかしながら、商店街活性化事業費補助金は、原則として概算払いにより交付され（広島市商店街振興事業補助金交付要綱第10条第4項）、市長は、補助事業者等に交付すべき補助金等の額を確定した場合において、既にその額を超える補助金等が交付されているときは、期限を定めて、その返還を命ずるものとされており（広島市補助金等交付規則第19条第2項）、補助事業等が完了した後は、速やかに補助金の額の確定手続を完了させて、返納させるべき補助金が補助事業者等に滞留しないようにさせるため、広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、広島市補助金等交付規則が定める提出期限を前倒ししているものと考える。商店街活性化事業の内容は様々であるから、「補助事業等が完了したとき」を一律に定義づけることはできないが、イベントが終了してから長期間経過した日に提出された補助事業実績報告書等により補助金の額の確定手続を完了させていることは、返納させるべき補助金が補助事業者等に滞留しないようにさせる広島市商店街振興事業補助金交付要綱の趣旨に反し、不当である。したがって、この趣旨を踏まえ、「補助事業等が完了したとき」が具体的にいつの時点を意味するものか、広島市商店街振興事業補助金交付要綱等に定め、これに準拠した事務を執行すべきである。

　監査の結果を踏まえ、広島市商店街振興事業補助金交付要綱第13条に規定する「補助事業等が完了したとき」について「事業計画書に記載している事業内容の実施及び補助事業の実施に伴う経費の支出が全て終了したとき」と取り扱うこととした。そして、その取扱いについて、申請者へ配付する応募の手引や区職員用の質疑応答集に明記するとともに、区担当者会議で説明し、区の担当者へ周知徹底を図った。

　広島市補助金等交付規則は、補助金の交付の決定に当たり、申請に係る書類等の審査等により、補助事業等の目的及び内容が適正であるかどうか等を調査し、補助金等を交付すべきものと認めたときは、速やかに補助金等の交付の決定をするものと定め（規則第5条第1項）、広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、上記申請に係る書類等の一つとして、補助金交付申請書等に「契約書の写し」を添付して提出しなければならないと定めているところ（要綱第19条第1項、別表3（第19条関係））、「契約書の写し」が添付されて提出されていないにもかかわらず、補助金の交付の決定がなされている事例が見受けられた。
　このことは、要綱の定めに反するのみならず、金額の算定に誤りがないか、施設整備に係る工事等の確実な遂行が見込まれるかなどについて書面審査するための前提である資料がなく、金額の算定や補助対象事業の遂行に疑義が残るにもかかわらず、補助金の交付の決定がなされていることからして、要綱違反を是正すべきである。

　監査の結果を踏まえ、補助金交付申請書等に添付すべき書類につき再考をしたところ、指摘のあった添付書類の取扱いについて、契約書を交わさず、注文書等によって発注・施工する工事等においては、契約書に準ずる書類（発注者及び受注者の意思が確認できる書面）の写しの添付を求めることとして、「広島市商店街振興事業補助金交付要綱」を平成29年4月1日付けで改正した。
　なお、指摘のあった事案については、審査時に口頭で受注者へ照会し、受注金額の算定等に問題はない旨を確認して補助金の交付の決定をしている。

　広島市補助金等交付規則は、補助事業者等は、当該補助事業等が完了したときは、その完了の日から40日以内に補助事業等実績報告書等を市長に提出しなければならないと定め（規則第15条第1項）、広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、その完了の日から40日以内又は3月31日のいずれか早い日までに提出しなければならないと定めているところ（要綱第22条）、補助事業実績報告書等が、補助対象施設に係る工事が竣工してから40日を経過し、3月31日に提出されている事例が多数見受けられた。
このことは、「補助事業等が完了したとき」が具体的にいつの時点を意味するものか、広島市補助金等交付規則の運用及び解釈上も、広島市商店街振興事業補助金交付要綱の明文上も明らかとなっていないことに起因するものであり、規則や要綱の明文に抵触するとまではいえないが、補助事業実績報告書等が提出されてはじめて具体的な補助金の額の確定ができるのであり、その提出時期については自ら一定の期限が存するものというべきであるから、「補助事業等が完了したとき」が具体的にいつの時点を意味するものか、広島市商店街振興事業補助金交付要綱等に定め、これに準拠した事務を執行されたい。

　監査の意見を踏まえ、広島市商店街振興事業補助金交付要綱第35条に規定する「補助事業等が完了したとき」について「事業計画書に記載している事業内容の実施及び補助事業の実施に伴う経費の支出が全て終了したとき」と取り扱うこととした。そして、その取扱いについて、広島市商店街振興事業補助金交付要綱の解釈等を定めた「取扱基準」に明記するとともに、補助事業団体に対しても、補助金の交付決定時に配付する文書に記載し周知することとした。

　広島市商店街振興事業補助金交付要綱は、補助事業実績報告書等の提出を受けた場合は、補助事業実績報告書等の書類の審査及び現地調査等により、当該補助事業の実績が補助金の交付の決定の内容及びこれに付した条件に適合すると認めるときは、交付すべき補助金の額を確定すると定めているところ（要綱第23条）、補助事業実績報告書等の提出を受けた場合には、担当者が現地に赴いて補助対象施設の施工状況等を調査しているとのことであるが、補助金の実績報告の承認及び額の確定についての伺いには、「別添のとおり実績報告書の提出がありました。審査の結果、適正と認められる」と記載されているだけで、現地調査等については記載されていなかった。
　広島市商店街振興事業補助金交付要綱が、補助事業実績報告書等の書類の審査に加えて現地調査等を求める趣旨は、地域商業自立促進事業は施設整備事業であることから、例えば補助対象施設に施工不良がないかなど、補助金の交付の決定の内容及びこれに付した条件でありながら、補助事業実績報告書等の書類では審査できないことがらを調査せしめるところにあるが、現地調査等についての記録がなければ、現地調査等を行わないまま、補助事業の実績が補助金の交付の決定の内容及びこれに付した条件に適合すると認め、補助金の額を確定したのではないかといった無用の疑念を生じさせてしまうことから、補助金の実績報告の承認及び額の確定についての伺いには、現地調査等を行った事実と、その結果について記載されたい。

　監査の意見を踏まえ、現地調査等について記載されていなかった事例については、当該補助金の実績報告の承認及び額の確定についての伺いに、現地調査等を行った事実を記載した。今後は、現地調査等について記載し、当該補助事業の実績が補助金の交付の内容及びこれに付した条件に適合するかどうか審査することとした。