包括外部監査の結果（指摘事項）に対する措置事項及び監査の意見に対する対応結果の公表（令和4年3月11日公表）

　保育園修繕等委託契約について,特命随意契約とする理由を記載した「平成２９年度『広島市保育園維持補修等業務』の委託及びこれに伴う経費の支出について（平成２９年３月２４日決裁）」には,「当該業務は,事前の見積りができない突発的で緊急の処理が必要なことの多い維持補修であり,また,年間処理件数は,約２,７００件余りもあり,膨大な事務量となるが,こうした業務の特性に対して,一般財団法人広島市都市整備公社がノウハウを生かした機動的な対応を行うことで安価で効率的な業務執行が可能となる。」という記載がある。これは平成２４年度においても同じ記載がされており,担当課は前年度の記載を修正せずに毎年度流用している。
　年間処理件数は年度によって変動するものであり,平成２８年度の修繕指示件数２,４８１件,平成２９年度の修繕指示件数２,６０３件ともに特命随意契約とする理由に記載された「約２,７００件余り」を大きく下回っている。
　特命随意契約を締結する理由の１つである事務量の多さの根拠である件数を事実に基づかない数字の記載をすることは,書類作成の事務として不適切であり,正確性に留意した記載を行う必要がある。

　監査の結果を受けて,令和２年度から広島市保育園維持補修等業務の委託に係る起案文書に特命随意契約とする理由中にある「また,年間処理件数は,約２,７００件余りもあり,」との文言を削除し,これに代わって当該起案文書に直近３か年の修繕件数実績を添付し,膨大な事務量である根拠としている。

　平成２５年度包括外部監査結果報告書において,保育園修繕等委託契約に関して「具体的な業務の実施に関する報告を求めるとともに,中長期的な視点を踏まえた総合的な判断を行うに資する情報を市が得ることができるよう,費用対効果を勘案の上,本業務に関する実施報告書を契約上の必要な書類として位置付けることが望ましい。」という監査の意見が提示され,その対応として,担当課は「業務報告書」及び「業務報告書の内訳（修繕内容等一覧）」（以下「業務報告書の内訳」という。）を一般財団法人広島市都市整備公社 （以下「都市整備公社」という。）から月次で徴取している。
　「業務報告書」に記載する項目は,「区分」,「契約限度額」,「概算受入額」,「執行済額」,「差引残余額」,「備考」であり,これらは都市整備公社の会計帳簿に基づいて作成され,保育園修繕等委託契約に係る人件費等も含まれており,修繕料については,外注先への支払が行われた月に計上される仕組みになっている。
　「業務報告書の内訳」で報告する項目は,「受付日」,「園名」,「修繕内容」,「施工区分（建築・電気・機械）」,「請負金額」,「完成検査日」,「今後の修繕・保守管理に関する所見等」であり,当月に受付けをした修繕の一覧が記載されており,その多くは請負金額も未定,工事は未着手の状態である。また,「今後の修繕・保守管理に関する所見等」の欄は平成２９年度においては,１件も記載されていなかった。
　つまり,「業務報告書の内訳」に記載された内容は「業務報告書」に記載された金額の内訳にはなっておらず様式名と実態が乖離しており,中長期的な視点を踏まえた総合的な判断を行うに資する情報も盛り込まれておらず,平成２５年度の包括外部監査の意見への対応としては不十分であると言わざるを得ない。
　改善策としては,「業務報告書の内訳」の様式を変更し,「業務報告書」に記載した金額の内訳を正確に示すよう,整合を図る必要がある。
　また,「今後の修繕・保守管理に関する所見等」については１案件ごとに記載する現状の様式ではなく,特に今後の申し送り事項として重要性があると考えられる案件に絞って記載する等実効性のある様式にすることが望ましい。　

　監査の意見を受けて,「業務報告書の内訳」の様式を変更し,「業務報告書」の執行済額の内訳として人件費,物件費を表記するようにし,その上で,物件費のうち修繕費について区ごとに明記し,修繕内容等が分かるよう新たに「修繕費の内訳」の様式を添付することとした。これらにより,「業務報告書」に記載された金額の内訳を正確に示すとともに,本業務委託の執行状況について,把握しやすいものとなるよう改善した。
　また,「今後の修繕・保守管理に関する所見等」の記入については,今後の申し送り事項として特に重要性があると考えられる案件に絞って記載し実効性のある新たな様式を作成した。