本文
都市整備局の監査の結果（指摘事項）に対する措置事項（平成22年7月29日公表）
広島市監査公表 第24号
平成22年 7月29日
広島市監査委員 南部 盛一
同 野曽原 悦子
同 太田 憲二
同 今田 良治
監査の結果（指摘事項）に対する措置事項公表
地方自治法第199条第12項の規定に基づき、広島市長から平成22年7月7日付け広住政第205号により、監査の結果に基づく措置を講じた旨の通知があったので、当該通知に係る事項を下記のとおり公表する。
記
1 物品購入に係る経費の二重支払について
- 対象部局（課） 都市整備局 住宅部 住宅政策課
- 監査結果公表年月日 平成21年9月15日（広島市監査公表第25号）
- 監査の結果（指摘事項）
住宅政策課において、物品の購入に伴う支払手続を二重に行い、経費を重複して支払っている事例が見受けられた。
ついては、納入物品の現品確認による検収など、物品購入事務の執行に当たり遵守すべき基本的事項について徹底を図るとともに、再発防止に向けたチェック体制の構築に努められたい。 - 措置内容
住宅政策課では、住宅部全体の物品購入を行っていることから、頻繁に発注することが多いため、物品の主管課購入（予定価格が5万円未満）を行う場合、発注、納品、検収、支払請求のための市帳票の「物品購入修繕領収書」（(ア)請求書、(イ)発注書兼納品書、(ウ)支出負担行為伺で構成された3部複写）を、複数枚、事前に納入業者に渡していた。
そのうえで、必要な物品の発注を電話連絡により行い、対象物品が納品された際に、納入業者が品名、数量等の記載及び請求印を押印した市帳票を持参し、これを受け取って、支払手続を行っていた。
本件は、5種類の消耗品を2万7,059円で主管課購入したもので、既に支払手続を行っていたにもかかわらず、納入業者の手違いにより、翌月誤って、市帳票を再提出してきたことに対して、納品・支払の事実を充分確認することなく重複して支払手続を行ったものである。
過払い分については、納入業者に誤りであることを確認した上で、平成21年（2009年）6月に返還処理済みである。
本件は、財政局契約部の通知（平成15年（2003年）5月1日）に沿わないで不適切な事務処理を行っていたために生じたものであり、特に、市帳票を事前に納入業者に渡していたことが問題であった。
本件を契機に、改めて財政局契約部の通知を局内で確認・周知し、監査指摘後は、市帳票を事前に納入業者に渡すことは、一切行わず、また、納入業者に渡していた市帳票は全て回収した。
再発防止措置として、物品の主管課購入については、必ず本市担当職員が市帳票「物品購入修繕領収書」に品名、数量を記入するとともに、業者に対して(イ)発注書兼納品書の「発注書欄」に発注年月日及び担当者名の記入並びに担当者印の押印をして交付し物品を発注する。
また、納品にあたっては、発注の際に交付した(イ)発注書兼納品書を受け取り、発注書どおり納品されていること及び本市担当職員の記名・押印を確認する。
この取扱いについて、速やかに局内に周知徹底を図った。
さらに、納入業者から物品が納品された際、納品物の確認、市帳票の受理及び支払手続の各段階で、担当者及び担当者以外の職員により二重チェックを行うよう改めた。
2 市営住宅等管理人の再任について
- 対象部局（課） 都市整備局 住宅部 住宅政策課
- 監査結果公表年月日 平成21年9月15日（広島市監査公表第25号）
- 監査の結果（指摘事項）
市営住宅等管理人については、広島市市営住宅等管理人規則に、市長が3年を超えない範囲内の期間で委嘱する（ただし、再任を妨げない。）と規定されている。
市営住宅等管理人を再任する場合において、一部の区役所では、再任の決定や委嘱書の交付がなされていない事例が見受けられた。
ついては、市営住宅等管理人を再任する場合において、正規の手続をとって委嘱書を交付するよう、適正に事務処理を行われたい。 - 措置内容
本件は、東区役所及び西区役所において、市営住宅等管理人の委嘱期間満了に伴う再任の手続を、職員が失念していたため、適正に行われていなかったものである。
このため、全区役所に、同規則に基づく適正な事務処理を職員へ徹底するとともに、指摘のあった事例以外についても事務の再点検を指導した。
その結果、東区役所及び西区役所以外は、適正に手続が行われていることを確認し、また、東区役所及び西区役所においては、不適正な事務処理が確認された事例について、平成21年（2009年）8月1日付けで再任の手続を行った。
さらに、再発防止を図るため、各区役所において、管理人報酬の支出命令書に添付する管理人一覧に委嘱期間を明記することにより、毎月の報酬の支払時に複数の職員が再任の手続状況をチェックできるよう事務管理を徹底するとともに、本年6月に開催した建築課長会議においても、広島市市営住宅等管理人規則に基づき適正な事務処理を行うよう指導した。今後も、年度当初に開催する同会議において指導の徹底を図る。
このページに関するお問い合わせ先
監査事務局 監査第二課
電話：082-504-2535/Fax：082-504-2338
メールアドレス：kansa@city.hiroshima.lg.jp
