(趣旨)

第1条　消防局(以下「局」という。)及び消防署(以下「署」という。)における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第1条の2　この規程において、次に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書取扱主任)

第3条　課長の文書事務を補佐させるため、課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任補助者)

第3条の2　課長は、課の職員のうちから、文書取扱主任補助者を指名する。

(総務課及び署備付帳簿)

第4条　文書取扱いのため総務課に次の各号に掲げる帳簿を置く。

(到着文書の処理)

第5条　到着した文書は、総務課庶務係又は署警防課消防指導係において収受し、次の各号により処理しなければならない。ただし、主務課に直接到着した文書にあっては、当該主務課において収受することができる。

(数課関連文書の配布)

第6条　2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。この場合において、その関連する度合いを定め難いときは、又は異例に属するものは、総務課長又は副署長がその配布先を定めるものとする。

(文書の受付)

第7条　文書取扱主任は、第5条の規定により文書の配布を受け、又は直接収受したときは、親展文書その他開封することが不適当と認められる文書を除き、開封されていないものは開封し、所定の文書の電子化(書面に記載されている事項をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を、電子計算機に備えられたファイル等により備え置くことをいう。以下同じ。)をし、又は電子化に適さない場合は、文書の欄外に別表第1に定める課受付印を押した上、文書管理システムへの登録(件名、収受年月日等の目録情報を入力して記録することをいう。)をし、及び管理番号を付さなければならない。

(文書の返付)

第8条　第5条の規定により配布を受けた文書で、その主管に属さないものがあるときは、文書取扱主任は、直ちに総務課庶務係又は署警防課消防指導係に返付しなければならない。

(電磁的記録の収受及び配布)

第8条の2　電磁的記録の収受及び配布については、前4条の規定にかかわらず、総務課長が別に定める。

(時間外に収受した文書の処理)

第9条　勤務時間外に収受した文書の処理は、広島市消防職員服務規程(昭和63年広島市消防局訓令第4号)第14条第3項に定めるところによる。

(文書処理の原則)

第10条　課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示して、すみやかに処理させなければならない。

(文書処理の特例)

第11条　課長は、配布を受けた文書のうち、次の各号に掲げるものについては、それぞれ当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の起案)

第12条　文書の起案は、起案をしようとする者が文書管理システムに処理案その他の必要事項を入力し、これを電磁的に表示し、記録することによりしなければならない。

(文書の供覧)

第13条　収受文書のうち、特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、文書管理システムにより、又は供覧用紙を用い、若しくは当該文書に押印欄を設け、参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。

(起案文書の作成要領)

第14条　起案文書は、次の各号に掲げるところにより、作成しなければならない。

第15条　削除

(決裁手続)

第16条　事務の処理にあたり、決裁を得なければならない事項については、起案責任者が起案し、検討者の検討を受けたうえ、決裁者の決裁を受けるものとする。ただし、定例的又は簡易な事項で、帳票を用いて決裁を得ることが適当な事務については、当該事務を担当する職員が起案するものとする。

(合議及び事前協議)

第17条　決裁を得なければならない事項のうち、関係職位と協議・調整する必要があるものについては、起案責任者は、起案文書により、関係職位に合議しなければならない。

(合議又は事前協議の処理)

第18条　合議又は事前協議を受けた関係職位は、合議又は事前協議の事項に関してすみやかに賛否の意思決定をしなければならない。この場合において、調査等のためその意思決定に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

(合議文書の再回)

第19条　合議を受けた事案の決裁の結果を知ろうとする関係職位は、起案用紙の左欄外に「要再回」と職位名(何課長等)と記入しておかなければならない。

(廃案にする場合等の処理)

第20条　起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は中途で廃案となったときは、合議した関係職位にその旨を連絡しなければならない。

(持回り決裁)

第21条　起案文書のうち、重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は急施若しくは秘密を要するものは、起案責任者又は内容を説明することができる職員が持ち回って決裁を受けなければならない。

(文書の配布先の明記)

第22条　同一の文書を2以上の職位に配布する場合において、配布する職位に他の配布先を知らせる必要があると認められる場合は、配布文書に他の配布先を明記しなければならない。

(供覧文書の作成及び供覧の要領)

第23条　供覧文書は、起案文書の作成、検討、合議及び決裁の要領に応じて作成し又は供覧しなければならない。ただし、上級の職位から順次に下級の職位に供覧したほうが適切な供覧文書については、上級の職位から順次に下級の職位に供覧するものとする。

(指示事項の記録化及び共有化の特例)

第23条の2　市長又は副市長からの指示については、主務課長は、その内容を所定の様式により記録し、その記録した文書により、速やかに直属の上司その他の上司に報告するものとする。この場合において、当該指示に係る事項が他の部局に関係するときは、主務課長は、関係職位に対し、当該文書の全部又は一部の写しを送付するものとする。

(事務引継書による報告)

第23条の3　係長(課長が必要と認める主査等を含む。)以上の職員は、配置換えを命じられ、休職若しくは退職をし、又は組織改正により、担任事務に変更がある場合において、後任者又は上司が指名する職員に事務を引き継ごうとするときは、後任者又は上司が指名する職員と協議の上作成した事務引継書により直属の上司に報告するものとする。

(電磁的記録の処理)

第23条の4　電磁的記録の処理については、第14条、第19条、第21条、第23条及び第23条の3の規定にかかわらず、総務課長が別に定める。

第24条　市長、副市長又は他の局に係る文書の処理については、この章に定めるもののほか、広島市文書取扱規程(昭和27年広島市訓令第1号)に定めるところによる。

(原議書の整理等)

第25条　原議書は、次の各号により整理しなければならない。

(公文番号)

第26条　次の各号に掲げる文書には、その区分により、それぞれ文書の記号及び番号を付さなければならない。ただし、庁外往復文のうち、軽易なものについては、この限りでない。

(議案文の処理)

第27条　議案文の処理については、広島市文書取扱規程第26条に定めるところによる。

(公示令達文書の処理)

第28条　条例、規則、訓令、告示及び公告は、次の各号により処理しなければならない。

(発送文書の処理)

第29条　達、指令文書及び発送を要する一般文書(以下「発送文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(郵送の手続)

第30条　郵送を要する発送文書は、主務課において郵便番号を記入の上、必要な包装をし、特殊な取り扱いを要するものは、その封筒に速達、書留、内容証明等の表示をし、文書取扱主任においてこれを取りまとめ、発送しなければならない。

(電子郵便及び電報発信の手続)

第31条　電子郵便及び電報を発信するときは、主務課において、通信用紙に記入し、施設課に送付しなければならない。

第32条　削除

(庁内往復文書の配布)

第33条　庁内往復文書は、総務課庶務係及び署警防課消防指導係備付けの文書連絡箱を利用して配布するものとする。ただし、特に重要、秘密又は緊急を要する文書その他主務課において直接配布することを適当とするものは、主務課において直接配布することができる。

第34条　削除

第35条　削除

(電磁記録の施行)

第35条の2　電磁記録の施行については、第9条、第29条第4号及び第33条の規定にかかわらず、総務課長が別に定める。

(文書の整理)

第36条　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常時に際し必要な処理ができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の保管及び保存の方法)

第36条の2　文書は、本章に定めるもののほか、「文書事務の手引」に基づき保管し、及び保存しなければならない。

(文書の整理分類)

第37条　文書の整理は、総務課長が定める文書分類基準に従い行わなければならない。

(文書の保存年限)

第38条　文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。ただし、主務課長は、総務課長の承認を得て、これと異なる種別を定めることができる。

第39条　削除

(文書の引継ぎ等)

第40条　所属長は、1年保存の文書、常用文書及び保存を要しない文書を除く文書を、文書引継書(報告書)及び目次を付して、文書の完結した日の属する会計年度の翌翌会計年度の7月31日までに、総務課長に引き継がなければならない。

(閲覧等の請求)

第41条　前条の規定により保存している文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする者は、総務課長又は文書庫を有する所属長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第42条　総務課長は、毎年1回保存年限の経過した文書を精査して、関係所属に協議のうえ、廃棄の手続きを行う。ただし、1年保存の文書及び保存を要しない文書は、所属長において、廃棄の手続きを行う。

(文書の処分)

第43条　廃棄する文書で、他見を避ける文書は、焼却、溶解その他復元できない方法により処分しなければならない。

(電磁的記録の保管及び保存)

第43条の2　電磁的記録の保管及び保存については、第40条から第42条までの規定にかかわらず、総務課長が別に定める。

(文書の処理状況の調査)

第44条　総務課長は、必要と認めるときは、文書取扱主任に対し、その取り扱った文書につき報告又は提出を求めて調査することができる。

第45条　この規程で定める帳票の様式は別に定める。

第46条　削除

(委任規程)

第47条　この規程の施行について必要な事項は、総務課長が定める。