2　文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長(これに準ずる者を含む。以下同じ。)又は課の庶務を他の課において処理している課にあつては、当該課の課長が指名する係長をもつて充てる。

3　文書取扱主任は、課長の命を受け、その課における次の各号に掲げる事務を掌理する。

2　文書取扱主任補助者は、文書取扱主任の事務(前条第3項第2号及び第6号に掲げる事務を除く。)を補助する。

2　区役所市民部区政調整課(以下「区区政調整課」という。)に前項各号に掲げる帳簿を置く。

2　収受の日時が権利の得喪に関する文書は、前項に規定するほか、課受付印の下に収受の時刻を明記証印するとともに、文書管理システムにその時刻を入力しなければならない。

3　主務課において開封した文書で金品が添付されているものは、文書の欄外に金品添付の旨を記入するとともに、文書管理システムにその旨を入力しなければならない。

4　主務課で直接収受した文書で封皮に入札書の表記があるものは、収受日時を封皮に記入証印し、閉封のまま入札時まで保管しなければならない。

5　主務課長は、第1項及び第3項の規定にかかわらず、同種の定例的な文書を迅速に処理するため必要と認めるときは、法務課長の承認を得て、文書管理システムに代えて所定の事項を記載した用紙又は帳簿(以下「帳票」という。)を用いて処理することができる。

6　第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、同項の登録を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、企画総務局長が定める文書の起案は、起案用紙を用いてしなければならない。この場合において、事務の処理上、帳票を用いることが適当であるものについては、起案用紙に代えて、簡素化及び合理化が図られた帳票を用いることができる。

2　起案文書による合議では、関係職位との協議・調整が十分に行なわれがたい事項については、起案責任者は、起案前に、会議、口頭又は文書により関係職位と審議・検討し、意見調整し、又は協議しなければならない。

3　起案文書による回議及び合議の要領は、別表第3のとおりとする。

4　単に供覧にとどめる趣旨の合議は、これを省略し、又は該当文書の写しを配布することによつて合議にかえるものとする。

5　特に緊急を要する事案については、合議を経ないで直ちに決裁を受けて処理することができる。この場合にあつては、事案処理後すみやかに関係職位に供覧し、又はその写を配布しなければならない。

2　前項の関係職位が賛否の意思決定を行なう場合において、必要があると認めるときは、その事項に関係のある直属の下級職位の意見を徴し、その助言・助力を得て意思決定するものとする。

3　合議を受けた関係職位は、合議事項について異議があるときは、起案責任者にその旨を通知するものとし、通知を受けた起案責任者は、関係職位と意見調整し、なお意見調整できないときは、その旨を具して決裁者の決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により、再回を求められた合議文書は、決裁を受けた後、直ちに当該関係職位にその結果を連絡しなければならない。

2　決裁を得た起案文書(以下「原議書」という。)を廃案にし、又は修正し、若しくは施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して決裁者の承認を受け、合議した関係職位にその旨を連絡しなければならない。

2　主務課長は、前項の文書を当該主務課内で回覧するとともに、当該主務課所属の職員がいつでも閲覧することができるように保管しなければならない。

3　主務課長は、第1項に規定する指示事項に対し、その対応を決定しようとするときは、所定の様式により、直属の上司その他の上司の決裁を受けるものとする。この場合において、主務課長は、当該指示事項が他の部局に関係するときは、関係職位に対し、その原議書の全部又は一部の写しを送付するものとする。

4　第2項の規定は、前項に規定する決裁を受けた場合について準用する。

5　主務局長(区長を含む。)は、主務課長に対し、第1項に規定する指示事項及びその対応状況について、所定の様式により定期的に報告を求めるものとする。

2　条例、規則及び規程形式をとる訓令の原議書は、法務課に送付しなければならない。

2　前項の○○で示す箇所には、主務の局、部又は課の名称の略称として法務課長が定めたもの(第28条第2号ただし書の規定による場合は、法務課長が定める略称文字)を記号として記入するものとする。

3　第1項第1号から第5号までに掲げる文書の番号は毎年1月1日に始まり12月31日をもつて終わるものとし、同項第6号から第8号までに掲げる文書の番号は毎年4月1日に始まり翌年の3月31日をもつて終わるものとし、それぞれ文書の種別(達と庁外往復文とは、同一の種類の文書とみなす。)ごとに一連番号とする。ただし、改元があつた場合における同項第1号から第5号までに掲げる文書の番号については、当該改元があつた日に新たに始まるものとする。

2　議案文について市議会議長から会議結果の送付があつたときは、財政局財政課長は、直ちにその結果を主務課長に通知しなければならない。

3　市議会に諮問する議案文には、市議会事務局議事課において、諮問番号簿により諮問番号を付さなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長が定める課においては、当該課で郵送の手続を執るものとする。

3　総務課又は区区政調整課において郵送を要する発送文書の送付を受けたときは、これを点検し、原則として料金後納郵便として発送しなければならない。

2　庁内往復文書は、特に秘密を要し又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒を使用してはならない。

2　職員が文書を作成し、又は取得したときは、主務課長は、当該文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間を設定しなければならない。ただし、保存期間が1年未満の文書については、分類し、名称を付することを要しない。

3　主務課長は、能率的な事務又は事業の処理及び文書(保存期間が1年未満のものを除く。第36条を除き、以下この章において同じ。)の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める文書を除き、適時に、文書を簿冊(相互に密接な関連を有する文書の集合物をいう。以下同じ。)に編集しなければならない。

4　前項の場合において、主務課長は、当該簿冊について分類し、名称を付するとともに、保存期間を設定しなければならない。

5　主務課長は、簿冊及び単独で管理している文書(以下「簿冊等」という。)について、保存期間(延長された場合にあつては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、公文書館長の定める基準に従い歴史公文書に該当するものにあつては公文書館への移管の措置を、それ以外のものにあつては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。この場合において、主務課長は、公文書館長に協議することができる。

2　文書の保存期間は、文書の内容の効力、重要度、利用度等を勘案して、前項の種別に従い主務課長が決定する。

3　前項の場合において、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、これらの文書の保存期間は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間以上の期間としなければならない。

4　主務課長は、文書が歴史公文書に該当する場合には、1年以上の保存期間を設定しなければならない。

5　簿冊の保存期間は、簿冊に編集された文書の保存期間のうち、最長のものとする。

6　文書の保存期間の起算日は、文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理し、及び保存する文書の保存期間の起算日は、文書の完結の日の属する年の翌年の1月1日とする。

7　前項の規定にかかわらず、常用文書(主務課長が当該課において事務執行上常時利用する必要があると認める文書をいう。以下同じ。)の保存期間の起算日は、その常用期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

8　簿冊の保存期間の起算日は、同一の簿冊に編集された文書に係る起算日のうち最も遅い日とする。

2　主務課長は、前項の規定により、保存期間が満了した簿冊等(保存期間を1年以下とするもの及び公文書館長が定めるものを除く。)を廃棄しようとするときは、あらかじめ公文書館長に協議しなければならない。

3　主務課長は、前項の協議により歴史公文書に該当すると認められた簿冊等については、第35条第5項の規定による定めにかかわらず、公文書館に移管するものとする。

4　主務課長は、第1項の規定により公文書館に移管する簿冊等について、公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

5　公文書館長は、簿冊等について特に保存の必要があると認める場合には、当該簿冊等を保有する主務課長に対し、当該簿冊等について、廃棄の措置をとらないように求めることができる。

2　前項のマイクロフィルムの取扱いについては、別に定める。

2　公文書館長は、特定歴史公文書について、広島市公文書館条例(昭和52年広島市条例第9号)の定めるところにより一般の利用に供するものとする。

3　公文書館長は、特定歴史公文書として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなつたと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。

4　特定歴史公文書の管理については、前3項の規定によるほか、公文書館長が別に定める。

1　広島市役所文書取扱規程(昭和22年8月1日訓令第21号)は、廃止する。

2　文書の編集は、昭和26年に限り、同年4月1日から12月までとする。

3　受付印(第1号様式)は、現在使用中のものを、当分の間、使用することができる。

4　文書例式及び文体用語等に関する規程(昭和26年7月1日訓令第5号)の一部を次のように改める。

5　広島市役所事務決裁規程(昭和26年8月9日訓令第7号の2)の一部を次のように改める。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　広島市当直規程(昭和32年広島市訓令第6号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　広島市文書取扱規程(昭和27年広島市訓令第1号)の一部を改正する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　公用文に関する規程(昭和36年広島市訓令第2号)の一部を次のように改正する。

1　この訓令は、昭和37年1月1日から施行する。

2　公用文に関する規程(昭和36年広島市訓令第2号)の一部を次のように改正する。

1　この訓令は、昭和38年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和39年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。ただし、改正後の事務改善推進員設置規程別表の南保健所に関する部分及び改正後の財産調査主任設置規程別表の南保健所に関する部分は、昭和39年6月1日から施行する。

この訓令は、昭和40年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和42年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和43年8月1日から施行する。

この訓令は、昭和43年10月1日から施行する。

この訓令は、昭和45年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和46年10月12日から施行する。ただし、中央診療所及び舟入被爆者健康管理所に係る改正規定及び舟入病院に加える改正規定は、昭和46年11月1日から施行する。

この訓令は、昭和47年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和48年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和49年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和50年4月1日から施行し、同日以後に発する公用文について適用する。

この訓令は、昭和50年7月19日から施行する。

この訓令は、昭和53年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和55年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和56年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。

1　この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前において改正前の広島市文書取扱規程(以下「改正前の規程」という。)第42条第1項の規定により第1種に属する文書は、改正後の広島市文書取扱規程(以下「改正後の規程」という。)第42条第2項の規定により永年保存と決定されたものとみなす。

3　施行日前において改正前の規程第43条の規定により行政管理課に引き継がれた文書は、改正後の規程第43条の規定により公文書館長に引き継がれたものとみなす。

4　施行日前において公文書館が保存している文書は、第46条の2の規定による歴史資料文書とする。

この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年1月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年9月30日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。ただし、第1条の2第1号ウの改正規定は、同月25日から施行する。

この訓令は、平成17年11月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年1月5日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月23日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成24年7月30日から施行する。

2　この訓令の施行の日から平成25年3月31日までの間における改正後の第25条第3項の規定の適用については、同項中「毎年4月1日」とあるのは、「平成24年1月1日」とする。

3　改正後の第37条の規定は、平成24年4月1日以後に事案の処理が完結する文書について適用する。

この訓令は、平成25年1月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年6月20日から施行する。

この訓令は、令和5年7月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に改正前の第42条第1項及び広島市文書取扱規程第42条第2項の規定により永年保存と決定された文書の保存年限の種別は、その決定のときに30年保存と決定されたものとみなす。

3　前項の規定により保存年限の種別が30年保存とみなされた文書の引継ぎに関し必要な事項は、改正後の第43条の規定にかかわらず、企画総務局長が定める。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。