(趣旨)

第1条　この規程は、民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により行うことができるようにするために必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程で使用する用語は、広島市民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成18年広島市条例第9号。以下「保存等における情報通信技術利用条例」という。)において使用する用語の例による。

(電磁的記録による保存)

第3条　民間事業者等は、保存等における情報通信技術利用条例第3条第1項の規定により、書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行う場合は、次に掲げる方法のいずれかにより行わなければならない。

(電磁的記録による作成)

第4条　民間事業者等は、保存等における情報通信技術利用条例第4条第1項の規定により、書面の作成に代えて当該書面に係る電磁的記録の作成を行う場合は、民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスクをもって調製する方法により行わなければならない。

(電磁的記録による縦覧等)

第5条　民間事業者等は、保存等における情報通信技術利用条例第5条第1項の規定により、書面の縦覧等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の縦覧等を行う場合は、当該事項を民間事業者等の事務所に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は当該事項を出力した書類を備え置く方法により行わなければならない。

(条例に基づく規程以外の規程の規定による書面の保存等)

第6条　民間事業者等が行う書面の保存等に関する他の規程(条例に基づく規程を除く。)の規定により書面等により行うこととしている保存等は、保存等における情報通信技術利用条例第3条及び第4条の規定の例による。