○広島市民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例
平成18年3月29日
条例第9号
(目的)
第1条 この条例は、条例等の規定により民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法(以下「電磁的方法」という。)により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、電磁的方法による情報処理の促進を図るとともに、書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて市民の利便性の向上を図り、もって市民生活の向上に寄与することを目的とする。
(1) 民間事業者等 条例等の規定により書面又は電磁的記録の保存等をしなければならないものとされている民間事業者その他の者(本市の機関を除く。)をいう。
(2) 条例等 条例及び条例に基づく規則(地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条の4第2項の規程及び地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の企業管理規程を含む。以下同じ。)をいう。
(3) 書面 書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。
(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(5) 保存 民間事業者等が書面又は電磁的記録を保存し、保管し、管理し、備え、備え置き、備え付け、又は常備することをいう。
(6) 作成 民間事業者等が書面又は電磁的記録を作成し、記載し、記録し、又は調製することをいう。
(7) 縦覧等 民間事業者等が書面又は電磁的記録に記録されている事項を縦覧若しくは閲覧に供し、又は謄写をさせることをいう。
(8) 保存等 保存、作成又は縦覧等をいう。
(電磁的記録による保存)
第3条 民間事業者等は、保存のうち当該保存に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているものについては、当該条例等の規定にかかわらず、規則で定めるところにより、書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行うことができる。
2 前項の規定により行われた保存については、当該保存を書面により行わなければならないとした保存に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該保存に関する条例等の規定を適用する。
(電磁的記録による作成)
第4条 民間事業者等は、作成のうち当該作成に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているもの(当該作成に係る書面又はその原本、謄本、抄本若しくは写しが条例等の規定により保存をしなければならないとされているものに限る。)については、当該他の条例等の規定にかかわらず、規則で定めるところにより、書面の作成に代えて当該書面に係る電磁的記録の作成を行うことができる。
2 前項の規定により行われた作成については、当該作成を書面により行わなければならないとした作成に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該作成に関する条例等の規定を適用する。
(電磁的記録による縦覧等)
第5条 民間事業者等は、縦覧等のうち当該縦覧等に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているものについては、当該条例等の規定にかかわらず、規則で定めるところにより、書面の縦覧等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類の縦覧等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた縦覧等については、当該縦覧等を書面により行わなければならないとした縦覧等に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該縦覧等に関する条例等の規定を適用する。
(規則の制定改廃に伴う経過措置)
第6条 この条例の規定に基づき規則を制定し、又は改廃する場合においては、それぞれ、規則で、その制定又は改廃に伴い合理的に必要と判断される範囲内において、所要の経過措置(罰則に関する経過措置を含む。)を定めることができる。
附則
この条例は、平成18年4月1日から施行する。