○広島市教育委員会文書取扱規程
昭和36年1月1日
教育委員会訓令第1号
広島市教育委員会事務局文書規程(昭和28年教育委員会訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条~第5条)
第2章 文書の収受及び配布(第6条~第9条の2)
第3章 文書の処理(第10条~第23条の3)
第4章 施行(第24条~第29条)
第5章 文書の保管及び保存(第30条~第41条の2)
第6章 雑則(第42条~第45条)
附則
第1章 総則
(総則)
第1条 広島市教育委員会(以下「委員会」という。)事務局及び教育機関(学校を除く。以下同じ。)における文書の取扱いについては、この規程の定めるところによる。
(昭53教委訓令9・昭56教委訓令2・一部改正)
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であつて、職員が組織的に用いるものとして、委員会が保有しているものをいう。
(2) 課 次に掲げる組織をいう。
ア 広島市教育委員会事務局事務分掌規則(昭和50年広島市教育委員会規則第9号)第1条に規定する課及び同規則第3条第1項に規定する学校事務センター
イ 教育機関
(3) 課長 前号に掲げる組織の長をいう。
(4) 文書管理システム 広島市文書取扱規程(昭和27年広島市訓令第1号)第1条の2第8号に規定する文書管理システムをいう。
(平11教委訓令2・追加、平13教委訓令1・平20教委訓令3・平21教委訓令2・平22教委訓令2・平24教委訓令1・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
(文書取扱主任)
第3条 課長の文書事務を補佐させるため、課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長(これに準ずるものを含む。以下同じ。)又は課の庶務を他課において処理している課にあつては、当該課の長が指名する係長をもつて充てる。
3 文書取扱主任は、課長の命を受け、その課における次の各号に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 重要文書の審査に関すること。
(3) 文書処理の促進に関すること。
(4) 文書の整理及び管理に関すること。
(5) 保存文書の引継ぎに関すること。
(6) 文書事務の改善指導に関すること。
(7) 資料及び図書の整理、保存及び利用に関すること。
(8) その他文書事務に関し必要なこと。
(昭36教委訓令11・昭53教委訓令9・昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平11教委訓令2・一部改正)
(文書取扱主任補助者)
第3条の2 課長は、課の職員のうちから、文書取扱主任補助者を指名する。
(平24教委訓令1・全改)
(総務課備付け帳簿)
第4条 文書取扱いのため、総務部総務課(以下「総務課」という。)に次の帳簿を置く。
(1) 文書配布簿
(2) 金品添付文書配布簿
(3) 公示令達番号簿
(昭36教委訓令11・昭50教委訓令3・昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平10教委訓令11・平29教委訓令7・一部改正)
第5条 削除
(平24教委訓令1)
第2章 文書の収受及び配布
(昭36教委訓令11・一部改正)
(到着文書の処理)
第6条 到着した文書は、総務課において収受し、次の各号により処理しなければならない。ただし、主管課に直接到達した文書にあつては、当該主管課において収受することができる。
(2) 現金、金券、物品及びこれに準ずるもの(以下「金品」という。)を添付した文書は、前号によるほか、文書の欄外に金品添付の旨を記入し、金品添付文書配布簿に記載のうえ、直接主管課に配布して受領印を受けなければならない。
(3) 親展文書は、教育委員会受付印を封皮に押し、文書配布簿に記載のうえ、閉封のまま教育委員会又は教育長あてのものは総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に、その他のものはあて名人に配布し、受領印を受けなければならない。
(4) 前号の規定にかかわらず、親展文書のうち封皮の表記で配布先の確認ができないものは、総務課長がこれを開封し、文書配布簿に記載のうえ、文書の欄外に教育委員会受付印を押し、あて名人に配布して受領印を受けなければならない。
(5) 書留文書は、閉封のまま文書配布簿に記載のうえ、封皮に教育委員会受付印を押して主管課に配布し、受領印を受けなければならない。
(6) 前号の規定にかかわらず、書留文書のうち封皮の表記で配布先の確認ができないものは、これを開封し、文書配布簿に記載のうえ、文書の欄外に教育委員会受付印を押すとともに金品を添付したものにあつては金品添付の旨を記入して主管課に配布し、受領印を受けなければならない。
(7) 訴願、訴訟及び異議の申立その他収受の日時が権利の得喪に関する文書は、第1号によるほか、文書配布簿に記載のうえ、収受の時刻をも明記証印し、その封皮のあるものは、これを添付し配布しなければならない。
(8) 電報は、その電報の欄外に教育委員会受付印を押し、文書配布簿の記載のうえ、主管課に配布し、受領印を受けなければならない。
(9) 封皮に入札書の表記があるものは、収受日時を封皮に記入証印し文書配布簿に記載のうえ、閉封のまま主管課に配布し受領印を受けなければならない。
(10) その他必要と認められるものについては、第1号によるほか、文書配布簿に記載のうえ、主管課に配布しなければならない。
(昭56教委訓令3・全改、平元教委訓令3・平10教委訓令11・平29教委訓令7・一部改正)
(数課関連文書の配布)
第7条 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。この場合において、その関連する度合を定め難いとき又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。
(昭36教委訓令12・一部改正)
2 収受の日時が権利の得喪に関する文書は、前項に規定するほか、課受付印の下に収受の時刻を明記証印するとともに、文書管理システムにその時刻を入力しなければならない。
3 主管課において開封した文書で金品が添付されているものは、文書の欄外に金品添付の旨を記入するとともに、文書管理システムにその旨を入力しなければならない。
4 主管課で直接収受した文書で封皮に入札書の表記があるものは、収受日時を封皮に記入証印し、閉封のまま入札時まで保管しなければならない。
(1) 証明願書
(2) 庁内往復文書のうち軽易な文書
(3) 定例の許可、認可、承認等の申請書、願書等
(4) 定例の申告書、届書その他これらに類する文書
(5) 刊行物その他の印刷物
(6) 書簡文書、案内書その他これらに類する軽易な文書
(昭36教委訓令12・全改、昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平21教委訓令2・平24教委訓令1・一部改正)
(文書の返付)
第9条 第6条の規定により配布を受けた文書で、その主管に属さないものがあるときは、文書取扱主任は、直ちに総務課に返付しなければならない。
(昭36教委訓令12・一部改正)
(平21教委訓令2・追加)
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第10条 課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示して、すみやかに処理させなければならない。
(昭36教委訓令12・一部改正)
(1) 重要な事案で、上司の指示を受けて処理する必要のあるもの 口頭により上司の指示を受けて処理する。
(2) 調査等のための事案の処理に特に日時を要するもの 口頭によりその旨を上司に報告し、了解を受けて処理する。
(3) 2以上の部課に関連する重要な事案であらかじめ関係部課の意見を聞いて処理する必要のあるもの 会議その他の方法により関係部課の意見を聞いて処理する。
(昭56教委訓令3・全改)
(文書の起案)
第12条 文書の起案は、起案をしようとする者が文書管理システムに処理案その他の必要事項を入力し、これを電磁的に表示し、記録することによりしなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、教育長が定める文書の起案は、起案用紙を用いてしなければならない。この場合において、事務の処理上、帳票を用いることが適当であるものについては、起案用紙に代えて、簡素化及び合理化が図られた帳票を用いることができる。
(平24教委訓令1・全改)
(文書の供覧)
第13条 収受文書のうち、特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供することをもつて足りるものは、文書管理システムにより、又は供覧用紙を用い、若しくは当該文書に押印欄を設け、参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。
(平元教委訓令3・平21教委訓令2・平24教委訓令1・一部改正)
(起案文書の作成要領)
第14条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより、作成しなければならない。
(1) 2以上の課に関係する事案は、関係の最も深い課で立案すること。
(2) 密接な関連を有する処理案は、可能な限り、一括して立案すること。
(3) 起案文書には、起案の理由又は説明を簡潔に記述し、関係規定その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、そのいずれも省略することができる。
(4) 公用文の書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成に関しては、公用文に関する規程(昭和36年広島市教育委員会訓令第2号)の定めるところによる。
(5) 起案文書のうち、急を要するもの及び秘密に属するものについては、その旨を明らかにする等所要の措置を講ずること。
(昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平31教委訓令2・一部改正)
第15条 削除
(昭53教委訓令9)
(決裁手続)
第16条 事務の処理に当たり、決裁を得なければならない事項については、起案責任者が起案し、検討者の検討を受けた上、決裁者の決裁を受けるものとする。ただし、定例的又は軽易な事項で、帳票を用いて決裁を得ることが適当な事務については、当該事務を担当する職員が起案するものとする。
(昭56教委訓令3・全改)
(合議及び事前協議)
第17条 決裁を得なければならない事項のうち、関係職位と協議・調整する必要があるものについては、起案責任者は、起案文書により、関係職位に合議しなければならない。
2 起案文書による合議では関係職位との協議・調整が十分に行われ難い事項については、起案責任者は、起案前に、会議、口頭又は文書により関係職位と審議・検討し、意見調整し、又は協議しなければならない。
3 起案文書による回議及び合議の要領は、別表第3のとおりとする。
4 単に供覧にとどめる趣旨の合議は、これを省略し、又は当該文書の写しを配布することによつて合議に替えるものとする。
5 特に緊急を要する事案については、合議を経ないで直ちに決裁を受けて処理することができる。この場合にあつては、事案処理後、速やかに関係職位に供覧し、又はその写しを配布しなければならない。
(昭56教委訓令3・全改、平元教委訓令3・平21教委訓令2・一部改正)
第18条 削除
(平21教委訓令2)
(合議又は事前協議の処理)
第19条 合議又は事前協議を受けた関係職位は、合議又は事前協議の事項に関して速やかに賛否の意思決定をしなければならない。この場合において、調査等のため、その意思決定に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。
2 前項の関係職位が賛否の意思決定を行う場合において、必要があると認めるときは、その事項に関係のある直属の下級職位の意見を徴し、その助言・助力を得て意思決定するものとする。
3 合議を受けた関係職位は、合議事項について異議があるときは、起案責任者にその旨を通知するものとし、通知を受けた起案責任者は、関係職位と意見調整し、なお意見調整できないときは、その旨を具して決裁者の決裁を受けなければならない。
(昭56教委訓令3・全改)
(合議文書の再回)
第20条 合議を受けた事案の決裁の結果を知ろうとする課長は、起案用紙の左側欄外に「要再回何課長」と記入しておかなければならない。
2 前項の規定により、再回を求められた合議文書は、決裁を受けた後、直ちに当該課長にその結果を連絡しなければならない。
(昭56教委訓令3・一部改正)
(廃案にする場合等の処置)
第21条 起案文書が合議したときの趣旨と異なつて決裁されたとき又は中途で廃案となつたときは、合議した課長にその旨を連絡しなければならない。
2 決裁を得た起案文書(以下「原議書」という。)を廃案にし、又は修正し、若しくは施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して上司の承認を受け、合議した課長にその旨を連絡しなければならない。
(平31教委訓令2・一部改正)
(持回り決裁)
第22条 起案文書のうち、重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は急施若しくは秘密を要するものは、起案責任者又は内容を説明することができる職員が持ち回つて決裁を受けなければならない。
(平元教委訓令3・一部改正)
(文書の配布先の明記)
第22条の2 同一の文書を2以上の職位に配布する場合において、配布する職位に他の配布先を知らせる必要があると認められる場合は、配布文書に他の配布先を明記しなければならない。
(昭56教委訓令3・追加)
(供覧文書の作成及び供覧の要領)
第23条 供覧文書は、起案文書の作成、検討、合議及び決裁の要領に準じて作成し、又は供覧しなければならない。ただし、上級の職位から順次に下級の職位に供覧したほうが適切な供覧文書については、上級の職位から順次に下級の職位に供覧するものとする。
(昭56教委訓令3・全改)
(事務引継書による報告)
第23条の2 係長(所属長が必要と認める主査等を含む。)以上の職員は、配置換えを命じられ、休職若しくは退職をし、又は組織改正により担任事務に変更がある場合において、後任者又は上司が指名する職員に事務を引き継ごうとするときは、後任者又は上司が指名する職員と協議の上作成した事務引継書により直属の上司に報告するものとする。
(平21教委訓令2・追加)
(平24教委訓令1・全改)
第4章 施行
(原議書の整理)
第24条 原議書は、次の各号により整理しなければならない。
(1) 原議書には、担当者において、所定欄に起案年月日、決裁年月日、文書分類基準による名称、保存年限、施行上の取扱い等を記入すること。
(2) 原議書には、担当者において、所定欄に文書の記号及び番号(次条により付する必要があるものに限る。)及び施行年月日を記入すること。
(3) 文書の処理が完結したときは、担当者において、直ちに前2号に規定する記入事項(文書の処理の完結までに既に文書管理システムに入力している記入事項を除く。)を文書管理システムに入力すること。
2 規則及び規程形式をとる訓令の原議書は、総務課に送付しなければならない。
(昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平24教委訓令1・一部改正)
(公文番号)
第25条 次の各号に掲げる文書には、その区分により、それぞれ文書の記号及び番号を付けなければならない。ただし、庁外往復文のうち、軽易なものについては、この限りでない。
(1) 規則 広島市教育委員会規則第 号
(2) 告示 広島市教育委員会告示第 号
(3) 訓令
ア 教育委員会訓令
(ア) 規程形式をとるもの 広島市教育委員会訓令第 号
(イ) 規程形式をとらないもの 広島市教育委員会訓令○○第 号
イ 教育長訓令
(ア) 規程形式をとるもの 広島市教育長訓令第 号
(イ) 規程形式をとらないもの 広島市教育長訓令○○第 号
(4) 達 広市教○○第 号
(5) 指令 広市教指令○○第 号
(6) 庁外往復文 広市教○○第 号
2 前項の○○で示す箇所には、主管の部及び課の名称の略称として総務課長が定めたもの(第27条第2号ただし書の規定による場合は、総務課長が定める略称文字)を記号として記入するものとする。
(昭36教委訓令12・昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平21教委訓令2・平24教委訓令1・平31教委訓令2・一部改正)
(公示令達文書の処理)
第26条 規則、訓令、告示及び公告(以下「公示令達文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 公告以外の公示令達文書には、総務課において、公示令達番号簿により公文番号を付すること。
(2) 規則及び規程形式をとる訓令については、総務課において、広島市教育委員会公告式規則(昭和25年12月1日広島市教育委員会規則第3号)に定める公布の手続をすること。
(3) 告示及び公告については、主管課において掲示すべき文書を所要部数作成し、掲示場に掲示すること。この場合において、告示については、その写しを3通総務課に送付すること。総務課において広島市報に登載する必要があると認めた公告についても、同様とする。
(昭56教委訓令3・平元教委訓令3・一部改正)
(発送文書の処理)
第27条 達、指令文書及び発送を要する一般文書(以下「発送文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 発信者名義は、教育委員会、教育長及び教育機関の長とすること。ただし、往復文書等は、事案の軽重により、教育次長、部長及び課長の名義を用いることができる。
ア 指令文書(定例のものに限る。) 当該指令の申請書、願書等の受付番号
イ 発送文書のうち帳票により発送等の決裁を受けたもの(アに掲げる文書を除く。) 総務課長が定める帳簿による番号
(3) 発送文書は、主管課において浄書し、及び照合すること。
(4) 発送文書には、広島市教育委員会公印規則(昭和25年12月1日広島市教育委員会規則第4号)の定めるところにより、公印を押なつしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押なつを省略することができる。
ア 庁内往復文書
イ 庁外往復文書のうち軽易な文書
ウ その他公印を省略することが適当であると認められる文書
(昭56教委訓令3・全改、平10教委訓令11・平24教委訓令1・一部改正)
(電磁的記録の施行)
第28条 電磁的記録の施行については、第27条第4号の規定にかかわらず、総務課長が別に定める。
(平30教委訓令3・全改)
第29条 削除
(昭56教委訓令3)
第5章 文書の保管及び保存
(平元教委訓令3・改称)
(文書の整理)
第30条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常時に際し必要な処理ができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(平30教委訓令3・全改)
(文書の保管及び保存の方法)
第31条 文書は、本章に定めるもののほか、広島市の「文書事務の手引」の例により、保管し、及び保存しなければならない。
(平30教委訓令3・全改)
(文書の整理分類)
第32条 文書の整理は、総務課長が定める文書分類基準に従い行わなければならない。
(平30教委訓令3・全改)
第33条から第36条まで 削除
(平30教委訓令3)
(文書の保存年限)
第37条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。ただし、主管課長は、総務課長の承認を得て、これと異なる種別を定めることができる。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 文書の保存年限は、文書の内容の効力、重要度、利用度等を勘案して、前項の種別に従い主管課長が決定する。ただし、保存を要しないと認められる文書(以下「保存を要しない文書」という。)については、この限りでない。
3 前項の場合において、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、これらの文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間以上の期間としなければならない。
4 文書の保存年限の起算日は、文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理し、及び保管する文書の保存年限の起算日は、文書の完結の日の属する年の翌年の1月1日とする。
5 前項の規定にかかわらず、常用文書(主管課長が当該課において事務執行上常時利用する必要があると認める文書をいう。以下同じ。)の保存年限の起算日は、その常用期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。
(平30教委訓令3・全改)
(文書の引継)
第38条 主管課長は、1年保存の文書、常用文書及び保存を要しない文書を除く文書を、文書引継書及び目次を付して、文書の完結した日の属する会計年度の翌翌会計年度の7月31日までに、総務課長に引き継がなければならない。
(平元教委訓令3・全改、平21教委訓令2・一部改正)
(文書の保存)
第39条 総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、文書引継書及び目次を整理し、取出上支障のないよう保存しなければならない。
(平元教委訓令3・全改)
(閲覧等の請求)
第40条 保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする者は、総務課長の承認を得なければならない。
(平元教委訓令3・全改)
(文書の廃棄)
第41条 総務課長は、毎年1回保存年限の経過した文書を精査して、関係課に協議の上、廃棄の手続をなすものとする。ただし、第5種に属するものは、主管課長において廃棄の手続を行う。
2 廃棄する文書で他見を避けるものは、焼却、溶解その他復元できない方法により処分しなければならない。
(昭56教委訓令3・平元教委訓令3・平21教委訓令2・一部改正)
(平21教委訓令2・追加)
第6章 雑則
(文書の処理状況の調査)
第42条 総務課長は、必要と認めるときは、各課の文書取扱主任に対し、その取り扱つた文書につき報告又は提出を求めて調査することができる。
(昭53教委訓令9・追加、昭56教委訓令3・一部改正)
(帳票)
第44条 この規程で定める帳票の様式は、別に定める。
(昭56教委訓令3・追加)
(委任規定)
第45条 この規程の施行について必要な事項は、教育長が定める。
(平21教委訓令2・追加)
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和36年10月1日教委訓令第11号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和36年12月28日教委訓令第12号)
1 この訓令は、昭和36年1月1日から施行する。
2 公用文に関する規程(昭和36年広島市教育委員会訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう略〕
附則(/昭和37年4月1日教委訓令第2号/昭和38年12月26日教委訓令第4号/)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和50年7月18日教委訓令第3号)
この訓令は、昭和50年7月19日から施行する。
附則(昭和53年9月30日教委訓令第9号)
1 この訓令は、昭和53年10月1日から施行する。
(広島市児童図書館処務規程の一部改正)
2 広島市児童図書館処務規程(昭和36年広島市教育委員会訓令第8号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう略〕
(広島市公民館処務規程の一部改正)
3 広島市公民館処務規程(昭和36年広島市教育委員会訓令第9号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう略〕
附則(昭和56年7月31日教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和56年10月9日教委訓令第3号)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
2 現に使用する教育委員会受付印及び課受付印で、この訓令に定める形式、寸法等と異なるものは、これらを新たに作製するまでそのまま使用することができる。
附則(平成元年4月1日教委訓令第3号)
この訓令は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成10年3月26日教委訓令第11号)
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成11年3月31日教委訓令第2号)
この訓令は、平成11年4月1日より施行する。
附則(平成13年3月27日教委訓令第1号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日教委訓令第8号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月26日教委訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月27日教委訓令第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。ただし、第3章中第23条の次に2条を加える改正規定(第23条の2に係るものに限る。)は、同年3月31日から施行する。
附則(平成22年8月31日教委訓令第2号)
この訓令は、平成22年9月1日から施行する。
附則(平成24年7月30日教委訓令第1号)
1 この訓令は、平成24年7月30日から施行する。
2 この訓令の施行の日から平成25年3月31日までの間における改正後の第25条第3項の規定の適用については、同項中「毎年4月1日」とあるのは、「平成24年1月1日」とする。
3 改正後の第37条の規定は、平成24年4月1日以後に事案の処理が完結する文書について適用する。
附則(平成29年3月28日教委訓令第7号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日教委訓令第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日教委訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表第1(第6条関係)
(昭56教委訓令3・追加、平10教委訓令11・一部改正)
ひな形 | 書体 かい書 寸法 直径3センチメートル |
別表第2(第8条関係)
(昭56教委訓令3・追加)
ひな形 | 書体 かい書 寸法 直径3センチメートル |
別表第3(第17条関係)
(昭56教委訓令3・追加、平29教委訓令7・一部改正)
決裁手続図
1 教育委員会決裁の場合
2 教育長決裁の場合
3 教育次長決裁の場合
4 部長決裁の場合
5 課長決裁の場合