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水道局の監査の結果（指摘事項）に対する措置事項（平成16年5月14日公表）
広島市監査公表第8号
平成16年 5月14日
広島市監査委員 中岡 隆志
同 野曽原 悦子
同 谷川 正徳
同 熊本 憲三
監査の結果（指摘事項）に対する措置事項公表
地方自治法第199条第12項の規定により、広島市長及び広島市水道事業管理者から監査の結果に基づき措置を講じた旨の通知があったので、当該通知に係る事項を下記のとおり公表する。
記
（中略）
4 「工事完成精算報告書綴」の保存年限について
- 対象部局（課） 水道局 施設部 計画課
- 監査結果公表年月日 平成15年9月11日（広島市監査公表第34号）
- 監査結果に対する措置状況通知年月日 平成16年4月15日
- 監査の結果（指摘事項）
水道局の文書保存年限は、昭和43年に制定された「文書保存年限基準表」によって定められており、工事施行伺、契約締結伺等をつづった「工事完成精算報告書綴」の保存年限は、契約金額及び予算費目によって区分され、浄水施設整備費等で施行したものは永久保存となっている。
しかし、その永久保存文書の内容から判断すると、すべてを永久保存文書とする必要性はなく、市長部局の文書保存基準と比較しても、必要以上に長期になっている。
そのため将来にわたり文書が増え続けることから、文書の保存に当たっては、適切な文書管理及び保管場所の有効利用という観点から、今後、文書の重要性を再検討し保存年限の見直しをするとともに庁舎の有効利用に努められたい。 - 措置内容
工事完成精算報告書綴の保存年限については、文書保存年限基準表を見直し、平成16年度から契約金額や予算費目にかかわらず原則5年保存とし、適切な文書管理及び保管場所の有効利用を図ることとした。
ただし、財産処分等、将来的に工事施行資料が必要な補助金を財源とする工事については、これまでどおり永久保存としている。
5 業者持ち材料の扱いについて
- 対象部局（課） 水道局 施設部 計画課
- 監査結果公表年月日 平成15年9月11日（広島市監査公表第34号）
- 監査結果に対する措置状況通知年月日 平成16年4月15日
- 監査の結果（指摘事項）
配水管改良工事で使用する鋳鉄管については、水道本管部分は水道局からの支給材料としているが、本管から分岐して各戸に配水するための給水管の部分は、業者持ち材料としているため、設計金額の積算において材料費に諸経費が加算され、設計金額が割高になっている。
設計金額の積算において、現在は業者持ち材料としている鋳鉄管を支給材料扱いとすれば、諸経費が不要となり設計金額を低くすることができることから、今後、業者持ち材料の鋳鉄管を支給材料にするとともに、鋳鉄管以外の業者持ち材料についてもできるだけ支給材料制度を活用し、更なる工事コストの縮減に努められたい。 - 措置内容
鋳鉄管や仕切弁等の材料については、以前から水道本管部分は支給材料としているが、平成15年9月からは、各戸へ給水する給水管用の材料としても支給し、工事コストの縮減を図ることとした。
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