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包括外部監査の結果(指摘事項)に対する措置事項及び監査の意見に対する対応結果の公表(令和2年7月2日公表)

広島市監査公表第23号
令和2年7月2日

広島市監査委員 谷本 睦志
同 井戸 陽子
同 八條 範彦
同 大野 耕平

包括外部監査の結果(指摘事項)に対する措置事項及び監査の意見に対する対応結果の公表

 地方自治法第252条の38第6項の規定により、広島市長から監査の結果に基づき措置を講じた旨の通知があったので、当該通知に係る事項を別紙のとおり公表する。
 なお、併せて通知のあった監査の意見に対する対応結果についても、当該通知に係る事項を公表する。

(別紙)

平成30年度包括外部監査の結果に基づいて講じた措置等の公表(こども未来局)

1 監査結果及び監査意見公表年月日
   平成31年2月5日(広島市監査公表第1号)
2 包括外部監査人
   大濱 香織
3 監査結果に基づいて講じた措置及び監査意見に対する対応結果通知年月日
   令和2年6月18日(広こ家第103号)
4 監査のテーマ
   子ども・子育て支援事業の事務の執行について
5 監査の結果(指摘事項)及び措置の内容
(1) ひとり親家庭学習支援事業(委託事業に係る事業実績報告等の確認が不十分であったため、委託料が過大に支払われたことについて)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)      

監査の結果
措置の内容

 広島市は、ひとり親家庭学習支援事業・生活困窮世帯学習支援事業を委託し行っている。
 委託先は担当課に「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業実績報告書」(以下1の⑴のアにおいて「実績報告書」という。)、「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業決算書」(以下1の⑴のアにおいて「決算書」という。)及び「精算書」を提出し、こども未来局こども・家庭支援課長が決裁の上、委託先に対して、「平成29年度委託事業に係る事業実績報告の承認について(通知)」(以下「承認通知」という。)を交付している。承認通知には、「事業完了に伴い精算を審査した結果、適正に事業が執行されているので、これを承認することとする。」と記載され、「精算結果」として、「概算払額11,842,200円、精算額11,842,200円、差引0円」と記載され、結果として、委託料は11,842,200円で確定した。
 監査人が、こども・家庭支援課を通じ委託先から提出を受けた本委託業務に関する委託先作成の会計帳簿、会計伝票、納品書、請求書、領収証等の関連証憑と、決算書を照合したところ、委託先の不適切な経理処理と担当課による審査が十分でなかったため、委託料が合計で244,677円過大に支払われている事案が見受けられた。また、実績報告書に記載された「受講者数」及び「出席状況」の記載にも誤りがあることを確認した。 
 広島市契約規則第35条第2項では、「委託契約の給付の完了の確認については、契約書その他の関係書類に基づき、給付の内容及び数量について検査を行なわなければならない」と定めている。債務を確定する上で必要な委託先から提出される実績報告書及び決算書等について担当課において確認はしているものの不十分であったため、実績報告書及び決算書に誤りがあることを見つけられなかった。その結果として、委託料が過大に支出されることとなったことから、同項で定める検査を適切に実施したとは言えない。
 担当課は、承認通知を出す際の審査においては、決算書に計上された決算額を構成する個別の取引内容について確認を行う必要がある。
 「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業予算書」に計上されていない費用が決算書に計上され委託料として支払われていたこと、人件費等の重複計上及び消費税の重複計上により委託料が過大に支払われたという不適切な経理処理は、本事業が開始された平成26年度から委託先において行われている可能性が考えられる。担当課は、平成26年度から平成28年度までの本事業について、各年度の決算書に計上された金額を構成する個別の取引について、委託先が作成した会計帳簿及び関連証憑の精査を実施し、委託料の金額が適正であったかどうか検証し、必要に応じて委託料の返還を委託先に求めるべきである。

 監査の結果を受け、こども未来局こども・家庭支援課と健康福祉局地域福祉課共同で、委託先に対して、平成29年度の「ひとり親家庭学習支援事業・生活困窮世帯学習支援事業決算書」(以下「決算書」という。)及び「ひとり親家庭学習支援事業・生活困窮世帯学習支援事業実績報告書」(以下「実績報告書」という。)を再確認の上、訂正し再提出するよう指示した。再提出された決算書及び実績報告書の内容を審査したところ、適正と認められたことから、これらを承認し、その旨通知するとともに、過払となった委託料219,183円の返還を求め(⑷の平成29年度委託料で支出済みの平成30年度事業に用いる切手代及び収入印紙25,494円については、平成30年度委託料で減額調整することとした。)、その全額が返還された。
 また、平成26年度から平成28年度までの委託事務の決算及び実績報告の内容を再審査するため、本事業に係る帳簿等会計関係書類の提出を求め、各年度の決算書及び実績報告書と照合した。その結果、消費税が、平成26年度に63,720円、平成27年度に30,652円、平成28年度に50,502円重複計上されていたことから、各年度の決算書を訂正し再提出するよう指示した。再提出された決算書の内容を審査したところ、適正と認められたことから、これらを承認し、その旨を通知するとともに、過払となった各年度の委託料の返還を求め、その全額が返還された。
 さらに、適正な事務処理を行うための確認ポイントを明記した「学習支援委託事業チェックリスト」(以下「チェックリスト」という。)を新たに作成し、複数の職員で処理内容を確認できるようにした上で、チェックリストを活用しながら、契約書、仕様書、関係法令等に従って事務を行うよう指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども・家庭支援課においても、事務処理が適正に行われているかどうか確認に努めることとした。    
 今後とも、関係課(こども未来局こども・家庭支援課、健康福祉局地域福祉課)が連携して、業務の進行管理を行い、必要な助言・指導を行っていくこととする。

(2) ひとり親家庭学習支援事業(手当等の重複計上による委託料の支出誤りについて)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の結果
措置の内容

 委託料が適正に支出(委託業務の内容に沿った支出)されているかを監査するため、こども・家庭支援課を通じ委託先から提出を受けた会計帳簿を確認したところ、委託先職員A氏の平成29年4月分から6月分までの手当126千円及び平成29年4月分の交通費4,920円の合計130,920円が委託先の会計処理の誤りにより、「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業決算書」の事務連絡費と会議費に重複して計上され、その結果として委託料が130,920円過大に支払われた事案が見受けられた。130,920円は委託先から広島市に返還されるべきであり、担当課は委託先に対してこの返還を求めるべきである。

 前記1の⑴のイのとおり委託料の精査をし、過払となった前記1の⑴のイの委託料の一部130,920円について返還を求め、その全額が返還された。
 また、チェックリストに「経理処理」の項目を設け、支払事務が適正に行われているかどうか、複数の職員で確認するよう指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども・家庭支援課においても、事務処理が適正に行われているかどうか確認に努めることとした。
 今後とも、関係課(こども未来局こども・家庭支援課、健康福祉局地域福祉課)が連携して、業務の進行管理を行い、必要な助言・指導を行っていくこととする。

(3) ひとり親家庭学習支援事業(消費税の重複計上について)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の結果
措置の内容

 委託料が、適正に支出(委託業務の内容に沿った支出されているかを監査するため、こども・家庭支援課を通じ委託先から提出を受けた会計帳簿を確認したところ、「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業決算書」に計上された消費税230,363円には、税込み金額にさらに8%を乗じて計算した金額が含まれており、消費税が重複している分、委託料の支払が78,183円過大になっている。これと、⑵に記載した人件費の返還額126千円に係る消費税10,080円を合わせた金額は88,263円である。
 担当課は委託先に対して88,263円の返還を求めるべきである。

 前記1の⑴のイのとおり委託料の精査をし、過払となった前記1の⑴のイの委託料の一部88,263円について返還を求め、その全額が返還された。
 また、チェックリストに「実績報告・精算」の項目を設け、消費税を重複計上していないかどうか、複数の職員で確認するよう指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども・家庭支援課においても、事務処理が適正に行われているかどうか確認に努めることとした。
 今後とも、関係課(こども未来局こども・家庭支援課、健康福祉局地域福祉課)が連携して、業務の進行管理を行い、必要な助言・指導を行っていくこととする。

(4) ひとり親家庭学習支援事業(平成29年度の委託料の対象に平成30年度の事業に用いるためのものが含まれていたことについて)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の結果
措置の内容

 委託料が、適正に支出(委託業務の内容に沿った支出)されているかを監査するため、こども・家庭支援課を通じ委託先から提出を受けた会計帳簿を確認したところ、平成30年度の事業に用いる切手代5,494円及び収入印紙20千円の合計25,494円が平成29年度の委託料の対象に含まれている。
 広島市と委託先が締結した委託契約書には、委託業務の実施期間は平成29年4月1日から平成30年3月31日までとし、精算により剰余金が生じた場合は、速やかに返還しなければならないと定められている。このように本委託業務は、単年度契約単年度精算の形式をとっている。この前提の下で、委託契約書第5条第3項は「乙は、委託料を委託業務を処理するための経費以外に使用してはならない。」と定めている。したがって、当該年度の委託料は、当該年度の委託業務のみに使用されるべきである。
 担当課は、平成30年度の委託料の精算時に、平成29年度の委託料で負担した切手代5,494円及び収入印紙20千円の合計25,494円を委託先から広島市に返還させる必要がある。

 平成29年度委託料で支出済みの平成30年度事業に用いる切手代及び収入印紙25,494円については、平成30年度委託料で減額調整することとした。
 なお、監査の結果を受け、こども未来局こども・家庭支援課と健康福祉局地域福祉課共同で、委託先に対して、切手等出納簿により残枚数を適宜確認等して、委託契約期間内に必要なもののみ購入するよう指導した。
 また、チェックリストに「経理処理」の項目を設け、購入するものが委託契約期間内に必要かどうか、複数の職員で確認するよう指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども・家庭支援課においても、事務処理が適正に行われているかどうか確認に努めることとした。
 今後とも、関係課(こども未来局こども・家庭支援課、健康福祉局地域福祉課)が連携して、業務の進行管理を行い、必要な助言・指導を行っていくこととする。

(5) ひとり親家庭学習支援事業(委託先の変更契約及び事業計画の予算書変更手続の過怠に対する指導について)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の結果
措置の内容

 広島市は、ひとり親家庭学習支援事業を行っているが、そのやり方として、業務委託している。委託先は、家庭教師派遣事業を営むB社及びC社と委託契約を締結し、学習支援の業務全般を再委託している。
 担当課の説明によれば、担当課から委託先に対して、中学3年生を対象に模擬試験を実施するようあらかじめ伝えていたにもかかわらず、委託先はそのことを失念し、再委託に係る仕様書に模擬試験を実施する旨を記載せずにB社及びC社と契約を締結した。
 委託先とB社との委託契約書(以下「B社委託契約書」という。)には、委託料限度額が7,637,600円であり、委託料は第1期から第4期までにわたり各1,909,400円ずつ支払うことが定められている。委託先とC社との委託契約書(以下「C社委託契約書」という。)には、委託料限度額は954,700円であり、委託料は第1期が237,700円、第2期から第4期までにわたり各239,000円ずつ支払うことが定められている。
 委託先が担当課に提出し、担当課が承認した「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業予算書」(以下1の⑸のアにおいて「予算書」という。)においては、科目「講師報酬」、金額「8,592,300円」、内容「委託料(消費税を含む一式)B社7,637,600円、C社954,700円」と記載されていた。
 委託料が、適正に支出(委託業務の内容に沿った支出)されているかを監査するため、こども・家庭支援課を通じて委託先から提出を受けた会計帳簿を確認したところ、平成30年3月26日に、「中3模試謝礼」として、委託先からB社に120千円(1会場20千円×6会場分)、C社に20千円(1会場分)の支払が行われ、合計140千円は「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業決算書」の「講師報酬」に計上され、委託料の対象となった。
 しかし、この支払は、予算書に記載した「講師報酬」の金額には含まれておらず、また、B社委託契約書及びC社委託契約書にそれぞれ記載された委託料の限度額を超えた支払であった。  
 また、B社委託契約書及びC社委託契約書においては、委託料の支払はB社及びC社からの支払請求書の提出をもって行うものと定められている。ところが、「中3模試謝礼」として支払った合計140千円については、B社C社ともに、委託先宛に請求書を提出しておらず、1会場当たり20千円が模擬試験実施の対価であるという根拠となるべき合意の事実が明らかではない。
 委託先は、B社及びC社から模擬試験実施に係る見積書を徴した上で、B社及びC社と変更契約を締結し、変更契約に定める方法で支払を実施する必要があったが、それを怠った。また、担当課承認済の「予算書」の「講師報酬」の金額について、変更手続を行う必要があったが、それを怠った。
 担当課においては、委託先に適正な事務処理を行うよう指導すべきである。

 監査の結果を受け、委託先に対して、平成29年度の「ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業予算書」(以下「予算書」という。)に中3模擬試験代を記載したものを再提出させ、これを承認することとした。
 その上で、こども未来局こども・家庭支援課と健康福祉局地域福祉課共同で、委託先に対して、当初の事業計画及び予算書に定めていない事業内容を実施する場合には、事前に事業計画及び予算書の変更承認手続が必要である旨を指導するとともに、再委託先に対して当初の契約に定めていない経費の追加支出が必要になった場合は、変更契約を締結した上で請求書に基づいて支払うよう指導した。
 また、チェックリストに「事業計画・予算」「再委託」「経理処理」「事業計画・予算の変更」の項目を設け、承認を受けた事業計画に従って実施しているかどうか、支払事務が適正に行われているかどうか、複数の職員で確認するよう指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども・家庭支援課においても、事務処理が適正に行われているかどうか確認に努めることとした。
 今後とも、関係課(こども未来局こども・家庭支援課、健康福祉局地域福祉課)が連携して、業務の進行管理を行い、必要な助言・指導を行っていくこととする。

6 監査の意見及び対応の内容
(1) ひとり親家庭学習支援事業(「事務処理費」及び「年度末事務処理費」に関する仕様書の記載と算定ルールの明確化について)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の意見
対応の内容

 委託料が、適正に支出(委託業務の内容に沿った支出)されているかを監査するため、こども・家庭支援課を通じ委託先から提出を受けた会計帳簿を確認したところ、「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業決算書」の事務連絡費には、委託先が平成30年3月26日に「事務処理費」として委託先の会計帳簿に計上した179,170円、同日付け「年度末事務処理費」として計上した9千円の合計188,170円が含まれている。委託先の会計帳簿の記録によれば、「事務処理費」及び「年度末事務処理費」の支払は現金で行われ、委託先が委託先自身の他会計に支払をしたという内容の委託先の経理担当職員による手書きの領収証が証拠書類として保管されている。
 広島市と委託先が締結した委託契約書に係る仕様書(以下2の⑴のアにおいて「仕様書」という。)においては、委託料の使途は、以下のとおりとされている。
 「5   委託料の使途
   ⑴  人件費
        支援学生等への報酬、交通費
   ⑵ 教材費
        教材費、自己探求テスト等
   ⑶ 募集経費
        募集チラシ作成、その他広報費等
   ⑷ 事務経費
         カリキュラム作成費、通信費、消耗品費等」
 担当課によれば、委託事業に直接従事する者に係る人件費は仕様書⑴人件費に該当する。一方、委託事業に係る経理業務を実施するための人件費が「事務処理費」及び「年度末事務処理費」であり、仕様書⑷事務経費に該当し、「カリキュラム作成費、通信費、消耗品費等」の末尾の「等」に含まれるとのことだった。
 仕様書の「等」に含むという曖昧な形ではなく、仕様書の「委託料の使途」に、委託事業に係る経理業務を明確に記載することが望ましい。
 また、委託事業に係る経理業務の対価の算定根拠が明確でない。「事務処理費」及び「年度末事務処理費」は委託先の本委託事業に係る会計と他会計との取引であり、金額について委託先の恣意性が介入しやすい性質の取引であることに鑑みれば、その金額の算定根拠は合理的で客観的に検証可能なものであることが必要である。しかし、「事務処理費」及び「年度末事務処理費」についての関連証憑は、委託先の経理担当職員による手書きの領収証のみであり、領収証には金額の算定根拠は示されていない。監査人は「事務処理費」179,170円及び「年度末事務処理費」9千円の金額の算定根拠について担当課を通じて、委託先に説明を求めたが、明確な回答を得ることはできなかった。
 「事務処理費」及び「年度末事務処理費」の金額の算定方法については、合理的かつ客観的に検証可能な一定のルールをあらかじめ定めておくことが望ましい。

 監査の意見を受け、委託事業に係る経理業務を実施するための人件費である「事務処理費」及び「年度末事務処理費」について、時間単価を設定することとしし、上限を定めた上で、単価×時間により、費用を算出することとした。
 その上で、こども未来局こども・家庭支援課と健康福祉局地域福祉課共同で、委託先に対して、その旨を説明するとともに、委託事業に係る経理事務を行ったときは、その日時を記録し、その事務に要した費用の積算根拠が明らかとなるよう資料を整備しておくよう指導した。
 また、平成31年度から、仕様書に、委託料の使途としている「⑷事務経費」に「事務処理費」を追記した。
 今後は、必要に応じて積算根拠資料等の提出を求め、助言・指導を行い、適正な委託業務の履行確保に努めることとする。

(2) ひとり親家庭学習支援事業(手当における源泉徴収漏れについて)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の意見
対応の内容

 委託料が、適正に支出(委託業務の内容に沿った支出)されているかを監査するため、こども・家庭支援課を通じ委託先から提出を受けた会計帳簿を確認したところ、「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業決算書」の会議費には、平成29年4月13日に計上した担当者研修会手当52千円(2千円×26名)が含まれているが、委託先は源泉徴収を行っていない。 
 広島市ひとり親家庭及び生活困窮世帯学習支援事業実施要綱3.事業の委託には、「この事業は、一般財団法人Aに委託して実施する」と記載されており、一般財団法人Aは本事業にとって重要な団体である。委託先には、当然のことながら事業に関して適正な会計税務処理をすることが求められる。また、広島市と委託先が締結した委託契約約款第14条には「乙は、委託業務を履行するに当たっては、労働関係諸法、障害を理由とする差別の解消の推進に関する法律(平成25年法律第65号)その他関係法規を遵守するとともに、法令上の全ての責任を負うものとする。」と定められている。
 担当課は委託料の対象になっている手当について、委託先が所得税法を遵守し、適正に源泉徴収事務を履行するよう助言する必要がある。

 監査の意見を受け、こども未来局こども・家庭支援課と健康福祉局地域福祉課共同で、委託先に対して、過去の源泉徴収事務が適正に行われていたかどうか点検し、徴収していないときは遡って適正に事務を行うよう助言・指導した。
 また、チェックリストに「実績報告・精算」の項目を設け、適正に源泉徴収事務を行っているかどうか、複数の職員で確認するよう助言・指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども・家庭支援課においても、事務処理が適正に行われているかどうか確認に努めることとした。
 今後とも、関係課(こども未来局こども・家庭支援課、健康福祉局地域福祉課)が連携して、業務の進行管理を行い、必要な助言・指導を行っていくこととする。

(3) ひとり親家庭学習支援事業(実績報告書の確認不足について)
(所管課:こども未来局こども・家庭支援課)

監査の意見
対応の内容

 委託先が担当課に提出した「平成29年度ひとり親家庭・生活困窮世帯学習支援事業実績報告書」(以下2の⑶のアにおいて「実績報告書」という。)には「1.受講者数」及び「2.出席状況」の2点が記載されている。
  「1.受講者数」については他の関連資料との不整合があり、2出席状況」については合計人数の足し算の計算誤り及び他の関連資料との不整合があるが、いずれについてもこども未来局こども・家庭支援課及び健康福祉局地域福祉課は見過ごしている。
 広島市契約規則第35条第2項では、委託契約の給付の完了の確認については、契約書その他の関係書類に基づき、給付の内容及び数量について検査を行なわなければならない、と定めている。
 実績報告書は債務の確定のために担当課が検査すべき重要な書類であり、こども未来局こども・家庭支援課及び健康福祉局地域福祉課は実績報告書の確認を確実に行う必要がある。

 監査の意見を受け、こども未来局こども・家庭支援課と健康福祉局地域福祉課共同で、委託先に対して、平成29年度の実績報告書を再確認の上、訂正し再提出するよう指示した。再提出された実績報告書の内容を審査したところ、適正と認められたことから、これを承認し、その旨を通知した。
 また、チェックリストに「実績報告・精算」の項目を設け、受講者数及び出席状況が正しく記載されているかどうか、複数の職員で確認するよう指導した。併せて、委託先から半期ごとに提出させる請求書及び実績報告書にそのチェックリストを添付させることとし、こども未来局こども・家庭支援課及び健康福祉局地域福祉課においても、実績報告書の内容の検査・確認を確実に行うこととした。