○広島市行政資料管理規程
昭和59年6月29日
訓令第11号
広島市行政資料室規程(昭和27年広島市訓令第54号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、行政資料の登録等を行うことにより、プライバシーの保護等を最大限に尊重しつつ、これらを適正に管理し、もつて市民への情報提供の充実及び職員の事務能率の向上を図ることを目的とする。
(昭61訓令8・全改)
(用語の定義)
第2条 この規程において「行政資料」とは、計画書、調査報告書、行政概要、施設概要、広報紙その他の行政に関する資料で、行政事務の遂行上必要と認められるものをいう。
(昭61訓令8・旧第3条繰上)
(行政資料の登録等)
第3条 各課(これに準ずる組織を含む。以下同じ。)の文書取扱主任は、当該課の作成又は入手に係る行政資料について、広島市公文書館(以下「公文書館」という。)において登録を受けるものとする。
2 財政局契約部物品契約課長及び区役所市民部区政調整課長は、前項の登録を受けた行政資料でなければ、その印刷請求を受理してはならない。
3 市が作成する行政資料には、原則として、奥付に名称、登録番号、主務課所在地その他広島市公文書館長(以下「公文書館長」という。)が必要と認める事項を記載しなければならない。
4 各課の文書取扱主任は、当該課の作成に係る行政資料が刊行されたときは、速やかに、次の各号に定めるところにより、当該行政資料を送付しなければならない。
(1) 印刷された行政資料は、公文書館へ全部を公開することができる場合にあつては3部、全部又は一部を公開することができない場合にあつては2部、市議会事務局市政調査課へ2部、中央図書館へ全部を公開することができる場合にあつては2部、一部を公開することができない場合にあつては1部、それぞれ送付する。ただし、原本の部数が少ないこと等の理由により、当該行政資料を送付することができないときは、この限りでない。
(2) 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られる記録をいう。以下この号において同じ。)により記録された行政資料は、公文書館及び市議会事務局市政調査課へ当該行政資料の電磁的記録を送付し、中央図書館へ当該電磁的記録を出力することにより作成した書面の全部を公開できる場合にあつては2部、一部を公開することができない場合にあつては1部、当該書面を送付する。
5 各課の文書取扱主任は、前項第1号ただし書の規定により提出することができない行政資料であつても、公文書館において保管することが適当であると認められるに至つたものは、公文書館長と協議の上、これを公文書館へ移管するものとする。
(昭61訓令8・旧第4条繰上・平6訓令4・平9訓令6・平10訓令5・平11訓令6・平13訓令3・平14訓令4・平18訓令2・平20訓令18・平22訓令10・平24訓令5・令8訓令5・一部改正)
(登録行政資料の分類及び整理)
第4条 公文書館長は、登録を行つた行政資料を分類し、常に良好に整理しなければならない。
(平30訓令5・全改)
(登録行政資料情報の公開等)
第5条 公文書館長は、登録を行つた行政資料の適切な利用のため必要な事項に関する情報をデータベース(情報の集合物であつて、当該情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。)に記録し、及び保存した上で、広島市公文書館デジタルアーカイブ・システム(当該データベースに保存した情報をインターネットの利用により公開するための情報システムで、公文書館長が管理するものをいう。)により公開しなければならない。
(平30訓令5・追加)
(委任規定)
第6条 この規程の施行に関し必要な事項は、公文書館長が定める。
(昭61訓令8・旧第10条繰上・一部改正、平30訓令5・旧第5条繰下)
附則
1 この訓令は、昭和59年7月1日から施行する。
2 第3条第1項の規定は、この訓令の施行の日以後に作成し、又は入手する行政資料について適用する。
(昭61訓令8・一部改正)
附則(昭和61年3月31日訓令第8号)
1 この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の日前に、改正前の広島市行政資料室規程第4条第1項の規定に基づきなされた登録は、改正後の広島市行政資料管理規程第3条第1項の規定に基づきなされたものとみなす。
附則(平成6年3月29日訓令第4号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成10年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成11年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成13年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年3月27日訓令第4号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月15日訓令第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第18号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日訓令第10号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和8年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。